"Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2013, N 5

Статья: Документальное оформление командировки с учетом разъяснений Минтруда (Соболева Е.А.) ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2013, N 5) {КонсультантПлюс}

Оформление служебного задания

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель (п. 6 Положения N 749).

Для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения.

Согласно п. 4 Положения N 749 и п. 4 Порядка N 813 срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В соответствии с п. 7 Положения N 749 и п. 9 Порядка N 813 фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

Оформление приказа о направлении работника в командировку

Согласно п. 3 Положения N 749 и п. 7 Порядка N 813 работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким образом, на основании служебного задания, подписанного руководителем структурного подразделения и утвержденного руководителем организации, кадровая служба оформляет приказ о направлении в командировку. В настоящее время для оформления приказа можно воспользоваться унифицированной формой N Т-9 (N Т-9а), в которой надо указать фамилию и инициалы, должность (специальность, профессию) командируемого, структурное подразделение, в котором он работает, а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

Работник должен поставить подпись на документе, подтверждая факт ознакомления с приказом.

Оформление командировочного удостоверения

Согласно п. 7 Положения N 749 и п. 8 Порядка N 813 на основании решения работодателя (представителя нанимателя) работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее даты приезда в пункт (пункты) назначения и отбытия из него (из них). Удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем (представителем нанимателя), после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда и выезда, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник.

В Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 сотрудники Минтруда обратили внимание на то, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

  • приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
  • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Такие разъяснения сотрудники Минтруда сделали, основываясь на Письме Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7. В этом Письме были даны разъяснения о принятии расходов в целях исчисления налога на прибыль в случае отсутствия в командировочном удостоверении отметок о прибытии и выбытии при наличии приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов, счетов на проживание и прочих документов. Такая ситуация может возникнуть, например, при направлении организацией своих работников в командировки для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов - физических лиц. При этом в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть сделаны отметки о прибытии и выбытии.

Кроме того, сотрудники Минтруда отметили, что форма командировочного удостоверения, утвержденная Постановлением N 1, предусматривает только одно место назначения. Между тем по Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не обязательны к применению. Обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовых документов).

Таким образом, организации самостоятельно могут разработать формы документов для направления сотрудников в командировку, утвердив их локальным нормативным актом.

Учет рабочего времени в командировке

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Это касается и периода нахождения в командировке. Для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду заполняется табель по форме N Т-13 или табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме 0504421 <1>. Они составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию.

--------------------------------

<1> Утвержден Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

Затраты рабочего времени учитываются в табеле N Т-13 как методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, так и путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, отпуск в связи с обучением, временная нетрудоспособность, служебные командировки, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в верхней строке этого табеля в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

В табеле 0504421 регистрируются только случаи отклонения от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. Отметим, что при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле 0504421 повторяется.

В своих Письмах от 14.02.2013 N 14-2-291, от 04.03.2013 N 164-6-1 сотрудники Минтруда разъяснили, что дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом "К" ("06" - служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, в табеле учета рабочего времени за данный день нужно дополнительно проставить буквенный код "РВ" или цифровой "03". При этом необходимо указывать количество часов, отработанных в такой день, если работодатель давал указание о продолжительности работы в этот день.

Порядок оформления однодневной командировки

В настоящее время трудовым законодательством порядок оформления однодневных командировок не урегулирован.

Согласно п. 7 Положения N 749 на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 этого Положения.

В соответствии с п. 15 Положения N 749 направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметки о пересечении государственной границы. Аналогичное предписание установлено п. 25 Порядка N 813.

Таким образом, Положение N 749 и Порядок N 813 предусматривают только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается, а именно командировку за границу. Во всех остальных случаях работодатель обязан выписать удостоверение, в том числе при командировке на один день.

Такие разъяснения представлены в Письме Минтруда России от 04.03.2013 N 164-6-1.

Е.А.Соболева
Эксперт журнала
"Отдел кадров государственного
(муниципального) учреждения"