Бюджетный учет аренды автомобиля у физического лица

{Вопрос: В связи с производственной необходимостью бюджетное учреждение планирует заключение договора на аренду автомобиля физического лица сроком на один год. Расскажите, как правильно оформить данную операцию и отразить ее в учете. ("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 3) {КонсультантПлюс}}

Ответ: Договор аренды. Действующее законодательство РФ предусматривает две разновидности договора аренды транспортного средства: с экипажем и без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (без экипажа). Рассмотрим порядок заключения договора аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (без экипажа).

В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет бюджетному учреждению транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Данный договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока.

Обратите внимание! Согласно ст. 643 ГК РФ договор аренды транспортного средства без экипажа не подлежит государственной регистрации вне зависимости от срока аренды.

Бюджетное учреждение в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязано поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая производство текущего и капитального ремонта, а также своими силами осуществлять управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. ст. 644, 645 ГК РФ).

Кроме того, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, бюджетное учреждение должно нести расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией. Необходимо отметить, что ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, будет нести бюджетное учреждение в соответствии с правилами гл. 59 ГК РФ (ст. 648 ГК РФ). Напомним, что владельцы транспортных средств обязаны за свой счет страховать риск своей гражданской ответственности, которая может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при использовании транспортных средств (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств").

Бюджетный учет. В соответствии с п. 32 Приказа Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 157н) транспортные средства, полученные бюджетным учреждением по договору аренды, должны учитываться на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование" (п. 333 Инструкции N 157н) по стоимости, указанной собственником имущества (физическим лицом), а в случаях неуказания собственником стоимости - в условной оценке: один объект - 1 руб.

Согласно п. 332 Инструкции N 157н на забалансовых счетах учреждением учитываются ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления (арендованное имущество; имущество, полученное с правом безвозмездного (бессрочного) пользования, поступившее на хранение и (или) переработку, а также по централизованным закупкам (централизованному снабжению) и т.п.) и др.

Напомним, что все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.

Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в разрезе арендодателей и (или) собственников (балансодержателей) имущества по каждому объекту нефинансовых активов и под инвентарным (учетным) номером, присвоенным объекту балансодержателем (собственником), указанным в акте приема-передачи (ст. 334 Инструкции N 157н).

Транспортное средство, полученное учреждением от собственника имущества, учитывается на забалансовом счете на основании акта приема-передачи (иного документа, подтверждающего получение имущества и права его пользования) по стоимости, указанной (определенной) передающей стороной (собственником). Акт приема-передачи служит подтверждением самого факта передачи, момента передачи, а также должен фиксировать техническое состояние и внешний вид транспортного средства. В указанном акте рекомендуется отразить имеющиеся повреждения автомобиля (царапины, вмятины и т.д.), а также техническую исправность узлов и механизмов. Отражение указанной информации в акте имеет важное значение, так как на бюджетном учреждении лежит обязанность вернуть транспортное средство в том состоянии, в котором оно его получило, с учетом нормального износа (ст. 622 ГК РФ).

Выбытие арендуемого учреждением транспортного средства с забалансового учета по основанию возврата имущества собственнику отражается в акте приема-передачи, подтверждающем принятие балансодержателем (собственником) объекта по стоимости, по которой он ранее был принят к забалансовому учету.