Вопросы уплаты НДФЛ автономным учреждением при аренде транспортного средства у сотрудников

{Вопрос: Автономное учреждение не имеет собственного транспорта и нередко арендует транспортные средства у физических лиц, в том числе у собственных сотрудников, поскольку такая аренда выгодна как для организации, так и для работника. Мы заключаем договор аренды транспортного средства без экипажа. Является ли в данном случае учреждение налоговым агентом по НДФЛ? Облагается ли НДФЛ возмещение работнику расходов, связанных с арендой им автомобиля во время командировки? Какие негативные последствия может иметь включение в договор аренды транспортного средства условия, что НДФЛ будет уплачивать собственник имущества? ("Руководитель автономного учреждения", 2013, N 2) {КонсультантПлюс}}

Ответ: Правовые отношения сторон, возникающие вследствие заключения договора аренды, регулируются положениями гл. 34 ГК РФ. Ее § 3 предусмотрена возможность аренды транспортных средств как с экипажем, так и без него.

Согласно ст. 632 ГК РФ по договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и технической эксплуатации. В свою очередь, по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). В обоих случаях договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока действия.

Правила о регистрации договоров аренды, предусмотренные п. 2 ст. 609 ГК РФ, к рассматриваемым договорам не применяются.

Обратите внимание! В силу п. 2 ст. 614 ГК РФ арендная плата может быть установлена в договоре в виде определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно. По общему правилу размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ). Иной порядок изменения размера этой платы может быть установлен в конкретном договоре. В частности, в нем можно указать, что размер платы не меняется в течение всего срока аренды.

Учреждение, которое арендует транспортное средство у физического лица (в том числе у своего работника) и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Поэтому при фактической выплате этой суммы арендодателю или по его поручению третьим лицам автономное учреждение должно удерживать НДФЛ (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Напомним, что налоговый агент должен совершить следующие действия:

  1. при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать данный налог и его сумме (п. 5 ст. 226 НК РФ);
  2. представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (пп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах налогов, начисленных и удержанных в данном периоде. Это нужно делать ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по утвержденной форме. Форма 2-НДФЛ "Справка о доходах за 20__ год" утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

Напомним, что ст. 126 НК РФ предусматривает ответственность за непредставление налогоплательщиком (налоговым агентом) документов в инспекцию в установленный срок. Штраф в размере 200 руб. налагается за каждый непредставленный документ.

По второму вопросу - об использовании арендованного автомобиля в командировке - отметим следующее. Руководителю учреждения следует помнить, что, направляя сотрудника в командировку, он обязан компенсировать ему расходы. В силу ст. 168 ТК РФ к ним относятся:

V расходы на проезд;

-----------------------------------------

V расходы на наем жилого помещения;

-----------------------------------------

V дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного
жительства (суточные);

-----------------------------------------

V иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома
работодателя.

Все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, не подлежат обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Аналогичное мнение высказывают официальные органы. Они отмечают, что оплата организацией аренды автомобиля для поездок работника в месте командировки приравнивается к указанной компенсации. Соответственно, НДФЛ в таких случаях не уплачивается (Письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742). При этом в наличии обязательно должны быть документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в служебных целях (к примеру, договор аренды, акт о передаче (возврате) автомобиля, путевой лист).

Подведем итог вышесказанному. Автономное учреждение:

  1. признается налоговым агентом по исчислению и уплате НДФЛ в бюджет при заключении с физическим лицом договора аренды транспортного средства без экипажа;
  2. исчисляет, удерживает и перечисляет сумму указанного налога в бюджет;
  3. до 1 апреля текущего года представляет в налоговый орган справку о доходах по форме 2-НДФЛ за 2012 г.;
  4. не включает в налоговую базу по НДФЛ компенсацию расходов, связанных с арендой транспортного средства в командировке, в размере, предусмотренном коллективным договором (локальным нормативным актом организации).

Что касается включения в договор аренды условия, что налог будет уплачивать сам арендодатель, отметим следующее. В силу п. 5 ст. 3 НК РФ ни на кого не может быть возложена обязанность уплачивать налоги и сборы... чем это определено Кодексом. В связи с этим условия договора в части исполнения обязанностей по уплате налога, противоречащие порядку, установленному НК РФ, по мнению официального органа, будут являться ничтожными (Письмо Минфина России от 29.04.2011 N 03-04-05/3-314).

В то же время имеется Постановление ФАС МО от 30.11.2010 N КА-А40/14545-10, в котором выражена противоположная позиция. Мнение суда по данному вопросу таково, что НДФЛ должен уплачиваться самими физическими лицами - арендодателями. Однако в договоре аренды стороны обязаны особо оговорить условие, согласно которому удержание НДФЛ при осуществлении платежей за аренду не производится и налог уплачивается физическим лицом - арендодателем самостоятельно.

Суд аргументировал свою позицию тем, что в силу п. 9 ст. 226 НК РФ уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается. При заключении договоров и иных сделок запрещается включение в них налоговых оговорок, в соответствии с которыми выплачивающие доход налоговые агенты принимают на себя обязательства нести расходы, связанные с уплатой налога за физических лиц.

Таким образом, если у автономного учреждения возникнет указанная в вопросе ситуация, по нашему мнению, при проведении мероприятий налогового контроля существует риск доначисления к уплате в бюджет НДФЛ и привлечения учреждения к ответственности по ст. 123 НК РФ. Данная норма предусматривает, что неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20% суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению. Однако с учетом имеющейся арбитражной практики у налогового агента есть возможность доказать свою правоту в судебном порядке.