Некоторые направления оптимизации расходов автономного учреждения

Статья: Некоторые направления оптимизации расходов автономного учреждения (Зайцева Г.) ("Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 12) {КонсультантПлюс}

Указ Президента РФ от 07.05.2012 N 597 "О мероприятиях по реализации государственной социальной политики" (далее - Указ N 597) задал новые ориентиры в работе не только для органов власти всех уровней, но и для самих государственных и муниципальных учреждений. Перспектива реорганизации бюджетной сети заставила их задуматься о собственной эффективности. Одним из способов ее повышения является оптимизация расходов и деятельности учреждения в целом.

Дифференциация оплаты труда сотрудников

Эффективность учреждений неслучайно связывается в первую очередь с обновлением системы оплаты труда и изменением численности работников. Доля фонда оплаты труда, как правило, составляет половину или более средств субсидии, выделяемой учреждению на выполнение государственного (муниципального) задания, доля зарплаты работников в составе нормативной стоимости той или иной услуги также является высокой. Поэтому и результат от проведения подобных оптимизационных мероприятий может быть значительным.

Более рациональному и справедливому распределению средств ФОТ должно способствовать внедрение принципов "эффективного контракта" (это определение было впервые использовано в Бюджетном послании Президента РФ от 28.06.2012 "О бюджетной политике в 2013 - 2015 годах").

Под "эффективным контрактом" понимаются трудовые отношения между учреждением и работниками, основанные на:

  • наличии у учреждения государственного (муниципального) задания и целевых показателей эффективности работы, утвержденных учредителем;
  • системе оценки эффективности деятельности работников (совокупности показателей и критериев, позволяющих оценить количество и качество затраченного труда), утвержденной учреждением;
  • системе оплаты труда, учитывающей различия в сложности выполняемой работы, а также количество и качество затраченного труда, утвержденной учреждением;
  • системе нормирования труда работников, утвержденной учреждением;
  • подробной конкретизации с учетом отраслевой специфики в трудовых договорах должностных обязанностей работников, показателей и критериев оценки труда, условий оплаты труда.

Основным при определении размера и структуры заработной платы каждого сотрудника должен стать принцип оплаты по результату. Автономные учреждения могут уже сейчас внедрять данный принцип, тем более что механизм государственного (муниципального) задания изначально предполагает оценку качества предоставляемых учреждением услуг, а значит, оценку количества и качества труда, затраченного на их предоставление.

Таким образом, оптимизация расходов в части ФОТ может включать в себя следующие действия:

  1. дифференциацию оплаты труда сотрудников, выполняющих работы различной сложности;
  2. установление зависимости заработка сотрудников от качества оказываемых услуг и эффективности их деятельности, на основании критериев и показателей такой зависимости;
  3. оптимизацию структуры заработной платы работников - определение критериев начисления и объемов стимулирующих и компенсационных выплат, "социального пакета", их соотношения с базовой частью заработной платы, также поставленного в зависимость от сложности, количества и качества труда.

Показатели и критерии эффективности должны применяться при построении систем оплаты труда работников следующим образом. Во-первых, до работника должны быть доведены трудовая функция, показатели и критерии оценки ее выполнения, размер вознаграждения в зависимости от результатов труда. Во-вторых, вознаграждение должно устанавливаться с учетом трудового вклада работника в результат деятельности всего учреждения. В-третьих, условия получения вознаграждения должны быть понятны работодателю и работнику и не допускать двойного толкования.

Прописать все эти условия и критерии эффективности можно в трудовом договоре, заключаемом с работником.

Рассмотренные оптимизационные меры по дифференциации оплаты труда работников не предполагают прямого высвобождения денежных средств. Меры эти направлены на более рациональное и справедливое использование имеющихся средств ФОТ. Другое возможное направление работы - оптимизация штатной численности сотрудников учреждения - также не преследует цели жестко сократить расходы. Однако под этим понимается уже существенное перераспределение средств ФОТ (средства от мероприятий по сокращению штата, как правило, направляются на увеличение зарплаты оставшихся сотрудников).

Оптимизация штата

В первую очередь необходимо рассчитать и изменить доли основного персонала и прочих сотрудников, занимаемые в ФОТ. Таким образом, оптимизировать расходы на прочий персонал с учетом предельной доли административно-управленческого и вспомогательного персонала в фонде оплаты труда учреждения не более 40%.

Если расходы на административный и обслуживающий персонал составляют долю, превышающую рекомендуемые проценты (либо не превышают этой доли, но учреждение считает целесообразным и дальше ее снижать), следует обратить внимание на имеющиеся непрофильные подразделения.

Численность работников столовых, котельных, иных технических и административных сотрудников, объем выполняемых ими работ, а также затраты на оплату их труда должны стать основой для комплексного анализа ситуации и принятия последующих решений. Например, если выяснится, что объем работ, производимых тем или иным подразделением, не позволяет обеспечить его сотрудникам полную загруженность в течение рабочего дня (иначе говоря, часть рабочего времени тратится впустую), имеет смысл сократить часть этих сотрудников и перераспределить объем работ (и денежного вознаграждения за них) между оставшимися. Если же рабочая нагрузка соответствует норме, но совокупные затраты на конкретное подразделение велики, можно рассмотреть вариант передачи выполнения этой работы на аутсорсинг (например, сторонним организациям чаще всего передаются функции по уборке помещений, техническому обслуживанию зданий).

Энергосберегающие мероприятия

Еще одной сферой деятельности государственных (муниципальных) учреждений, где оптимизация расходов регулируется законодательно, является энергосбережение. Как известно, автономные учреждения наряду с другими типами учреждений обязаны постепенно снижать потребление всех видов ресурсов - воды, природного газа, тепловой и электрической энергии, мазута, угля, дизельного и иного топлива.

Иные мероприятия по сокращению расходов

Другие возможные меры по оптимизации расходов не являются законодательно установленными. Проводить их или нет - решает конкретное учреждение. К тому же в каждой отдельной ситуации может потребоваться свой перечень мер, который будет зависеть от сферы деятельности АУ, особенностей организации в нем внутренних рабочих процессов и инициативности руководства. Помимо работы с персоналом оптимизационные мероприятия проводятся в следующих направлениях:

  1. Оптимизация имущественного комплекса. При его ревизии может выясниться, что некоторое оборудование, техника изношены, полностью устарели и по этой причине не используются учреждением, однако оно продолжает платить налог на имущество и тратить средства на содержание "балласта". Если такая техника будет обнаружена, целесообразно рассмотреть вопрос о ее списании.
    Кроме того, ревизия имущественного комплекса включает в себя оценку эффективности использования того или иного имущества. Здесь учреждению предстоит определить, насколько целесообразно, например, сдавать свои помещения в аренду (возможно, при наличии арендаторов учреждение само испытывает потребность в дополнительных помещениях или, наоборот, располагает пустующими кабинетами, которые могут принести дополнительный доход).
  2. Сокращение неэффективных расходов (причем не только финансовых средств), производимых в процессе финансово-хозяйственной деятельности АУ. Например, сюда относится определение нормативов потребления и экономия материальных затрат, а также устранение временных потерь в производственном процессе (последнее станет важным для тех учреждений, для которых нерациональная трата времени при предоставлении услуг является критичной, поскольку напрямую влияет на количество оказанных услуг, - многофункциональных центров, государственных экспертиз проектной документации и др.). Кстати, к данному блоку относятся и меры по энергосбережению.
  3. Оптимальная "стыковка" рабочих процессов различных подразделений. Зачастую бывает, что каждое из них работает само по себе, что также приводит к простоям по техническим или организационным причинам и неэффективным расходам. Например, отдел закупок обеспечил приобретение нового оборудования, однако технические специалисты учреждения вовремя не подготовили помещение или сотрудники не готовы работать на купленной технике, поскольку не прошли соответствующее обучение. В результате теряется время, а при длительных простоях понесенные в связи с покупкой расходы также могут быть названы неэффективными.

Автономное учреждение может выделить другие направления оптимизации, применив следующий алгоритм (он используется и для обнаружения наиболее важных из перечисленных выше направлений). Прежде всего следует изучить финансовые документы учреждения (бухгалтерскую отчетность, план финансово-хозяйственной деятельности, отчет об исполнении такого плана), выявить наиболее затратные статьи расходов и проанализировать их целесообразность. На основе полученной информации принимается решение о конкретных направлениях оптимизации и ее способах.

Однако окончательные выводы нужно делать только исходя из анализа всего производственного процесса, иначе урезание затрат на одном участке работ может обернуться ростом издержек или снижением доходов на другом. В частности, затраты на продвижение той или иной услуги на первый взгляд могут показаться ненужными, а потому подлежащими сокращению, но в итоге отказ от продвижения услуг приведет к уменьшению количества их потребителей.

Еще одна ошибка заключается в том, что оптимизация воспринимается как разовое мероприятие - после сокращения и перераспределения расходов она зачастую считается выполненной. В действительности же оптимизация деятельности АУ - процесс длительный. Неэффективные расходы в большинстве случаев являются следствием внутренних рабочих процессов, сложившихся в учреждении, и уменьшить первые означает усовершенствовать вторые.