Как сформировать оптимальное штатное расписание?

Статья: Как сформировать оптимальное штатное расписание? (Паршков В.Г.) ("Руководитель автономного учреждения", 2011, NN 8, 10, 11, 12) {КонсультантПлюс}

Руководители организаций бюджетной сферы в последнее время все чаще задумываются о том, как оптимизировать штатное расписание. Казалось бы, уже в самой постановке вопроса заложены возможные ответы - сократить "лишних людей" и привлечь специалистов на пустующие рабочие места. Однако здесь и скрыта основная ошибка, не позволяющая сделать деятельность учреждения максимально эффективной.

Каким же должен быть алгоритм действий в данной ситуации?

Можно следовать обычному алгоритму оптимизации деятельности организации с учетом ограничений, накладываемых на государственное или муниципальное учреждение законодательством и учредителями. Последовательность действий будет следующей.

  1. Уточнить цели учреждения.

  2. Четко сформулировать миссию и основные ценности учреждения.

  3. Сформулировать главные задачи учреждения. Если, как это часто бывает в организациях бюджетной сферы, число главных задач увеличивается, например, до 47, это означает, что перечислены все функции персонала. Они должны найти отражение в должностных инструкциях, а не в задачах учреждения.

  4. Исходя из целей и главных задач, определить основные конечные продукты организации - результат, ожидаемый от ее деятельности. Например, учащиеся средней общеобразовательной школы не употребляют наркотиков, все ее выпускники становятся достойными членами общества и успешно получают профессиональное образование; у выпускников вуза складывается успешная карьера; бывшие пациенты лечебно-профилактических учреждений перестают болеть и/или периоды ремиссии становятся у них значительно продолжительней и т.п.

  5. Определить индикаторы достижения целей и главных задач организации (без этого мы никогда не сможем понять, насколько успешно работает учреждение).

  6. После того как конечные продукты определены, составить перечень основных и вспомогательных функций, позволяющих достичь поставленных целей.

  7. Разработать новую оптимизированную организационную структуру. Причем это должны быть не просто ячейки таблицы с названиями отделов и должностей, а детально проработанные должностные инструкции, не только пригодные для кадрового делопроизводства, но и позволяющие сотруднику достигать необходимых результатов на своей должности и содержащие индикаторы результативности каждого.

  8. Когда уже создана организационная структура, отвечающая целям, задачам и ценностям учреждения, разработать (с учетом всех внешних ограничений) систему оплаты труда, поддерживающую оргструктуру. Обратите внимание, что система оплаты труда должна быть разумной. Если в учреждении применяется система стимулирующих надбавок к окладу, куда заложено более 30 различных показателей (это часто встречается в организациях бюджетной сферы), их стимулирующая роль стремится к нулю. При разработке системы оплаты труда должны быть использованы понятные индикаторы результативности (не более пяти-шести на каждую должность), реально и заметно влияющие на размер конечного вознаграждения сотрудника.

  9. Оценить реальную трудоемкость работы на каждой (пока виртуальной) должности и принять решение, какие функции и задачи можно объединить в одну реальную должность (ставку), а какие функции можно передать исполнителям на основе почасовой оплаты, по гражданско-правовому договору подряда или на аутсорсинг.

  10. Сформировать сбалансированное штатное расписание - оно может возникнуть только на этом этапе.

  11. Когда у учреждения уже есть оптимизированная организационная структура, система оплаты и новое штатное расписание, распределить имеющийся персонал по новым ставкам.

Следует иметь в виду, что помимо юридических аспектов перевода в новую организационную структуру потребуется идеологическая подготовка персонала. Все это займет определенное время. Если оргструктура и, самое главное, система оплаты труда разработаны адекватно, "лишние люди", как правило, покидают организацию сами - их "выдавливает" грамотная система оплаты, основанная на индикаторах результативности.

Приведенный алгоритм оптимизации позволяет действительно достичь целей и задач, поставленных перед государственным или муниципальным учреждением.