Утверждаем и доводим до сведения сотрудников

Статья: Ежегодный отпуск: от общего к частному (Чекмарев Е.Г.) ("Практическая бухгалтерия", 2013, N 6; "Московский бухгалтер", 2013, N 7; "Консультант", 2013, N 13) {КонсультантПлюс}

Прежде чем начать составление графика, не помешает издать приказ о его разработке. Это не является обязательным, но помогает дисциплинировать персонал и ответственно подходить к разработке данного документа.

Далее на основании сведений, которые есть у кадровика или бухгалтера, а также пожеланий сотрудников и работодателя определяется количество дней отпуска, на которые имеет право сотрудник, и даты.

Далее составляется сам график по форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Его подписывает начальник кадровой службы (или лицо, уполномоченное на это) и утверждает руководитель организации (его заместитель) с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при его наличии) об очередности предоставления отпусков.

В Письме Роструда от 31 октября 2007 г. N 4414-6 указано, что график отпусков относится к локальным нормативным актам. Следовательно, работники должны быть с ним ознакомлены под роспись. Это можно сделать с помощью листа ознакомления либо дополнив форму N Т-7 соответствующей графой. Например, прописать: "Для ознакомления сотрудников с графиком отпусков дополнить форму N Т-7 графой 11 "С графиком ознакомлен. Подпись. Дата".

Однако для изменения формы работодатель, согласно Постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20, должен издать соответствующий приказ.

Сотрудник должен быть уведомлен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его предоставления. Данное извещение составляется в произвольной форме. Например, может использоваться следующая формулировка: "Уведомляем, что согласно графику отпусков на 2013 г. вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с 3 июня 2013 г. на 14 календарных дней".

Основанием для предоставления отпуска является утвержденный график отпусков, поэтому заявление на отпуск от работника не требуется.

Достаточно оформить приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по формам N Т-6 или N Т-6а (если речь идет о нескольких сотрудниках одновременно), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Данный документ составляется кадровиком или иным уполномоченным лицом, подписывается руководителем организации (его заместителем), объявляется работнику под роспись.