Документальное оформление командировки

Статья: Документальное оформление командировки с учетом разъяснений Минтруда (Соболева Е.А.) ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2013, N 5) {КонсультантПлюс}

При направлении сотрудников в командировку необходимо руководствоваться гл. 24 ТК РФ и Постановлением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749). При направлении госслужащих в командировку, кроме этого, нужно руководствоваться Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих" (далее - Порядок N 813).

Обращаем ваше внимание на то, что Трудовым кодексом и иными правовыми актами установлены категории граждан, которых нельзя направлять в командировки. К ним относятся:

  • работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

  • беременные (ст. 259 ТК РФ);

  • несовершеннолетние (ст. 268 ТК РФ) - исключением являются творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании или исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с Перечнем работ, профессий, должностей этих работников, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 N 252;

  • работники-инвалиды, если это противоречит индивидуальной программе их реабилитации (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");

  • зарегистрированные кандидаты для участия в выборах (ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").

Кроме этого, у работников некоторых категорий работодатель должен запрашивать согласие на направление в командировку для выполнения служебного задания. К ним согласно ст. ст. 259, 264 ТК РФ относятся:

  • женщины, имеющие детей до трех лет;
  • матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги);
  • опекуны (попечители) несовершеннолетних;
  • родители детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи. При направлении сотрудника в командировку оформляются следующие документы:
  • служебное задание;
  • приказ о направлении в командировку;
  • командировочное удостоверение.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель (п. 6 Положения N 749).

Согласно п. 3 Положения N 749 и п. 7 Порядка N 813 работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким образом, на основании служебного задания, подписанного руководителем структурного подразделения и утвержденного руководителем организации, кадровая служба оформляет приказ о направлении в командировку.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Это касается и периода нахождения в командировке. Для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду заполняется табель по форме N Т-13 или табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме 0504421. Они составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию.

В настоящее время трудовым законодательством порядок оформления однодневных командировок не урегулирован.

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно ст. 168 ТК РФ к таковым относятся затраты на проезд, наем жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом согласно ч. 2 ст. 168 порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.

Сотрудники Минтруда отметили следующее: размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета". Пунктом 3 указанного Постановления определено, что расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 этого Постановления, а также иные расходы, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), организации возмещают за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных ими от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемых на локальном уровне. Кроме этого, Минтруд отметил, что трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере.

В связи с вышеизложенным размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Это значит, что работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности (п. 3 Письма Минтруда России от 04.03.2013 N 164-6-1).