Командировки: нестандартные ситуации

Статья: Командировки: нестандартные ситуации (Кравченко С.) ("Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2014, N 8) {КонсультантПлюс}

Документальное подтверждение расходов, произведенных в командировке, является обязательным. А если приобретается не совсем обычный - электронный - билет, то как подтвердить расходы на его покупку? Для ответа на вопрос нужно разобраться, что представляет из себя такой билет. Есть два вида электронных билетов: для поездки на воздушном и железнодорожном транспорте.

Первый включает в себя полетный, контрольный, агентский купон и маршрут/квитанцию (выписку из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) (см. Приказ Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации"). Важно, что, в отличие от названных купонов, маршрут/квитанция может быть распечатана на бумажном носителе (Письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187). Плюс к этому на руках у пассажира остается еще один бумажный документ - посадочный талон, не являющийся составной частью электронного билета, но предусмотренный Общими правилами воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов, утвержденными Приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82.

Напомним, командированному лицу нужно подтвердить две операции - приобретение (оплату) билета и получение услуг перевозки. Для этого нужно два документа. Одним из них является маршрут/квитанция, считающаяся документом строгой отчетности. Именно она подтверждает факт оплаты проезда. Вторым обязательным документом является посадочный талон, подтверждающий оказание оплаченной услуги (то есть то, что перелет командированного сотрудника состоялся).

При наличии этих документов дополнительного подтверждения оплаты билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 29.01.2014 N 03-03-07/3271).

Для поездок на железнодорожном транспорте электронный билет немного иного вида. Он включает в себя электронный проездной документ и контрольный купон (выписку из автоматизированной системы управления перевозками) (см. Приказ Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте").

Электронный проездной документ используется для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании или пригородном сообщении, в нем информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме (Письмо Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12256). Контрольный же купон оформляется и направляется в обязательном порядке пассажиру в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Работнику выдан аванс, а командировка откладывается. В таком случае работник может не сдавать деньги, так как они еще пригодятся. А бухгалтеру нужно знать, что до служебной поездки (командировки) работник не получает дохода, а имеет задолженность перед организацией в полной сумме выданных под отчет денежных средств. Факт непредставления работником документов, подтверждающих оплату найма жилого помещения или иные затраты, и, соответственно, факт получения облагаемого дохода работником можно установить только на основании его авансового отчета.

Начало и окончание командировки приходятся на выходные дни. Казалось бы, что тут такого? А дело в том, что изначально в период командировки входят только рабочие дни. И если в период включаются выходные дни, то это может свидетельствовать о том, что работник уехал раньше срока, а приехал позже

При отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Проще говоря, расходы по проезду считаются обоснованными и их можно учесть в уменьшение доходов.

За дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, работнику полагается компенсация.

Денежные средства, не связанные с проездом и проживанием, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, чиновники упорно не признают суточными в традиционном понимании (Письма от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916, от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30805, от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953). А Минтруд России вообще считает, что выплата суточных при однодневных командировках не может быть установлена локальным нормативным актом организации (Письмо от 28.11.2013 N 14-2-242). Правовая природа суточных заключается в том, что это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. При однодневной командировке такое проживание отсутствует. При направлении работников в однодневную командировку, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения о направлении работников в командировку).

Но несмотря на все это, организации и учреждения все равно выплачивают рассматриваемые суммы. Пускай они не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве. В то же время согласно ст. 167 ТК РФ работнику возмещаются иные расходы, связанные со служебной командировкой, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Именно к таким затратам следует относить не признаваемые чиновниками выплаты за однодневные командировки.

А если командировка за границу. В таком случае у бухгалтера возникает масса вопросов, один из них связан с тем, что при продолжительной командировке (более полугода) работник может утратить статус налогового резидента РФ. Напомним, ими признаются физические лица, фактически находящиеся в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Учет 12-месячного периода нужен для определения ставки налога на доходы физических лиц, удерживаемого налоговым агентом до истечения налогового периода. По итогам календарного года устанавливается налоговый статус физического лица, определяющий налогообложение его доходов, полученных за данный налоговый период.

Суммы среднего заработка работника, суточные, суммы возмещения командировочных расходов по своей сути являются гарантией и не признаются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами России. Все перечисленное - доходы, полученные от источников, находящихся в РФ. Значит, порядок их налогообложения, а точнее, налоговая ставка определяется статусом командированного лица (резидент или нерезидент).

Главный вывод: любая нестандартная ситуация разрешается на основании базовых правил, установленных в Трудовом, Налоговом кодексах и принятых в их исполнение подзаконных актах. Это подтверждают и разъяснения чиновников, которые ничего не выдумывают, а делают выводы, пусть и не всегда в пользу налогоплательщика, на основании нормативных актов. Именно нормативными актами следует руководствоваться налогоплательщику, если он не согласен с позицией чиновников, а в помощь ему будет судебная практика, которую нужно самостоятельно подобрать исходя из той или иной нестандартной ситуации.