Документальное оформление учебного отпуска

Статья: Предоставление, оформление и оплата учебных отпусков (Лунина О.) ("Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 4) {КонсультантПлюс}

Во многих учреждениях есть сотрудники, которые совмещают работу с обучением, получая образование того или иного уровня. О порядке предоставления, оформления, оплаты и отражения в бухгалтерском учете учебных отпусков написано уже немало, но рассмотрение данных вопросов по-прежнему остается актуальным.

Основаниями для предоставления учебного отпуска работнику являются следующие документы:

1) справка-вызов из образовательного учреждения соответствующей формы, утвержденной Приказами Минобразования России от 13.05.2003 N 2057 (для высших учебных заведений), от 17.12.2002 N 4426 (для средних специальных учебных заведений). Данные формы могут быть использованы также для работников, получающих образование соответствующего уровня не впервые (на условиях, определяемых коллективным или трудовым договором) и (или) обучающихся в учебном заведении, не имеющем государственной аккредитации. Об этом упомянуто в тексте справки-вызова.

Учреждения начального профессионального образования составляют справки-вызовы по самостоятельно разработанным формам. Основанием для предоставления учебного отпуска работникам, обучающимся в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях, является соответствующая справка из данного учреждения.

Справка-вызов выдается только студентам и ученикам, не имеющим задолженностей за предыдущий семестр. Следовательно, наличие у работника справки-вызова является подтверждением его успешного обучения в образовательном учреждении.

В справке-вызове указываются полное наименование образовательного учреждения и сведения о государственной аккредитации, продолжительность предоставляемого учебного отпуска, которая не может быть больше установленной ст. ст. 173 - 176 ТК РФ. Документу присваивается регистрационный номер, по которому работодатель всегда может уточнить, выдавалась ли данная справка конкретному работнику.

Справка-вызов состоит из двух частей: из справки-вызова и справки-подтверждения. Заполненную справку-подтверждение работник должен представить работодателю после окончания экзаменационной сессии или аттестации. Справка-подтверждение является доказательством того, что работник использовал отпуск для тех целей, для которых он ему предоставлялся;

2) заявление о предоставлении учебного отпуска, которое составляется в произвольной форме. В заявлении указываются вид учебного отпуска (для прохождения промежуточной аттестации, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и т.д.), а также даты начала и окончания учебного отпуска и количество дней. К заявлению прилагается справка-вызов.

На основании справки-вызова и заявления работника издается приказ о предоставлении ему дополнительного отпуска с сохранением или без сохранения средней заработной платы (учебного отпуска). Такой приказ составляется по унифицированной форме N Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Приказ подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом. С данным документом необходимо ознакомить работника под подпись.

Бухгалтерская служба на основании такого приказа обязана начислить работнику отпускные.