Ошибки, выявляемые по результатам проверок расчетов с подотчетными лицами

Статья: Ошибки, выявляемые по результатам проверок расчетов с подотчетными лицами (Репин А.) ("Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2015, N 4) {КонсультантПлюс}

Проверка расчетов с подотчетными лицами проводится с целью выявления нарушений и злоупотреблений в данной области финансово-хозяйственной деятельности учреждений, ошибок и недостоверной информации в отчетности, нахождения и наказания виновных лиц. В статье будут рассмотрены основные нарушения, выявляемые в ходе названных проверок.

Несоблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами

В соответствии с ч. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Напомним, что нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а также в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Правила осуществления наличных расчетов в Российской Федерации в валюте РФ, а также в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ установлены Указанием Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов" (далее - Указание N 3073-У). Оно действует с 01.06.2014, и с этой даты фактически утрачивает силу Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

В силу п. 6 Указания N 3073-У наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между названными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо не превышающем сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов. Заметим, что ранее ограничения по наличным расчетам в иностранной валюте не устанавливались.

Наличные расчеты производятся в размере, не превышающем предельного размера наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых и в период действия договора, и после окончания срока его действия.

Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы наличных денег в валюте РФ за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также полученных в качестве страховых премий:

  • на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • на выдачу работникам денежных средств под отчет.

Необходимо отметить, что наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов и физическими лицами производятся без ограничения суммы (п. 5 Указания N 3073-У).

Нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами

Напомним, что денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н <1>).

--------------------------------

<1>Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Письменное заявление на выдачу денежных средств под отчет обязательно должно содержать собственноручную надпись руководителя учреждения о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения N 373-П <2>). Указанная надпись должна иметься на каждом заявлении о выдаче денежных средств под отчет. Необходимо отметить, что Положение Банка России N 373-П утратило силу с 01.06.2014. Действующий в настоящее время новый Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами, утвержденный Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Порядок N 3210-У), данных требований не содержит.

--------------------------------

<2>Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П, п. 214 Инструкции N 157н и п. 6.3 Порядка N 3210-У выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. Отметим, что такой отчет предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возврат неизрасходованного аванса в кассу учреждения.

Кроме того, при проверке этого вопроса ревизоры обращают внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет заработной платы и лицам, не работающим в учреждении.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю учреждения) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Напомним, что авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504049.

Кроме того, к данной группе можно отнести следующие нарушения:

  • отсутствие на авансовом отчете подписей руководителя учреждения, подотчетного лица, а также незаполнение его обязательных реквизитов как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии учреждения;
  • неуказание в авансовом отчете документов, к нему приложенных;
  • нарушение порядка внесения исправлений в первичные учетные документы;
  • несоответствие сведений, указанных в авансовых отчетах, сведениям, содержащимся в приложенных документах;
  • отсутствие отметок о задолженности подотчетного лица по предыдущим авансам;
  • отсутствие систематизации и нумерации авансовых отчетов по датам совершения операций;
  • несоставление служебного задания и отчета о его выполнении либо ненадлежащее и несвоевременное составление данных документов. Напомним, что с 08.01.2015 требование о необходимости оформления служебного задания и командировочного удостоверения отменено;
  • нарушение порядка ведения журналов учета работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки. Напомним, что с 08.01.2015 упомянутое требование не распространяется на федеральные органы власти;
  • отсутствие приказа о назначении лица, ответственного за ведение названных журналов, Напомним, что с 08.01.2015 указанное требование не распространяется на федеральные органы власти;
  • несоответствие сроков нахождения работников в местах командирования срокам, установленным приказами.

Наличие фактов возмещения произведенных расходов при отсутствии подтверждающих документов

В силу ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <3> и п. 7 Инструкции N 157н все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а в документах, формы которых не унифицированы, должны быть отражены следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование субъекта учета, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • информация, необходимая для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы РФ) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

--------------------------------

<3> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, определенных п. 7 Инструкции N 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни (результатов операций) субъект учета формирует первичный учетный документ в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, - непосредственно по окончании операции.

Кроме того, согласно ч. 1 ст. 161 ГК РФ сделки, совершаемые между юридическими лицами, а также между ними и гражданами, должны осуществляться в простой письменной форме путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (ч. 1 ст. 160 ГК РФ). Получается, что факты возмещения расходов подотчетным лицам при отсутствии подтверждающих документов будут квалифицированы в качестве неправомерного использования средств.

Примерами данного нарушения могут служить случаи возмещения проезда при отсутствии подтверждающих документов или на основании маршрутных квитанций без представления посадочных талонов к электронным авиабилетам. Напомним, что в соответствии с п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки <4> бюджетные и автономные учреждения были не вправе возмещать расходы на проезд в служебную командировку при отсутствии подтверждающих документов. В казенных учреждениях в силу п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений" (далее - Постановление N 729) при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение указанных расходов должно производиться в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

--------------------------------

<4> Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Однако следует учитывать тот факт, что в связи с внесенными изменениями начиная с 01.11.2014 положения Постановления N 729 распространяются и на бюджетные, и автономные учреждения.

Нарушения, связанные с возмещением командировочных расходов

При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, лицам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. В свою очередь, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, лицам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений предусматриваются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Учитывая вышеизложенное, отметим, что государственные (муниципальные) учреждения при направлении работников в служебные командировки обязаны руководствоваться нормами возмещения командировочных расходов, утвержденными Правительством РФ, органами государственной власти субъектов РФ или органами местного самоуправления. Самостоятельно устанавливать такие нормы даже за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, они не вправе. Заметим, что в силу ранее действовавшей редакции ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определялись коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Исходя из названной нормы бюджетные и автономные учреждения могли самостоятельно устанавливать порядок и размеры возмещения данных расходов.

Напомним, что указанные изменения введены с 02.04.2014 Федеральным законом от 02.04.2014 N 55-ФЗ "О внесении изменений в ст. 10 Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" и Трудовой кодекс Российской Федерации".

В частности, федеральным государственным гражданским служащим расходы на служебные командировки возмещаются по нормам, приведенным в п. 21 Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих". Для работников бюджетных, автономных и казенных федеральных учреждений такие нормы определены в ПостановленииN 729.

К нарушениям, связанным с возмещением командировочных расходов, можно отнести:

  • возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат. Например, при приобретении проездных документов, в частности на железнодорожный транспорт, работник вместе с проездным документом нередко приобретает и полис добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы возмещению не подлежат в соответствии с п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки: согласно ему командированному работнику возмещаются расходы на страховые платежи только по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, которые входят в стоимость проездного билета. Сюда же можно отнести случаи оплаты сервисных услуг (питания) при проезде железнодорожным транспортом в вагонах повышенной комфортности;
  • возмещение расходов, превысивших установленные размеры. Примером данного нарушения могут служить случаи оплаты работникам проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории "СВ" при отсутствии разрешения руководителя учреждения. Еще одним примером является возмещение гражданским служащим, не относящимся к категории "руководители", расходов на наем жилого помещения в размере стоимости двухкомнатного номера;
  • оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;
  • неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных;
  • возмещение расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов за время вынужденной остановки работником в пути;
  • невыплата суточных в случае временной нетрудоспособности командированного работника (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении).

Нарушения, связанные со служебными поездками лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения. В отличие от командировок, имеющих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, должна быть для работника постоянной, и это условие обязательно должно быть закреплено в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а также в должностных инструкциях данных работников.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, лицам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

В отличие от работы, выполняемой в пути, при разъездном характере работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства. Следовательно, в данном случае у работодателя возникает обязанность возмещения только транспортных расходов. Эти затраты могут возмещаться путем:

  • предоставления работнику служебного автотранспорта;
  • предоставления проездных билетов (закупленных в централизованном порядке либо приобретенных работником самостоятельно);
  • компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях;
  • аренды личного автотранспорта работника с выплатой арендной платы.

Перечень работников учреждения, чья работа носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Работники, внесенные в названный список, получают проездные билеты либо денежные средства на их приобретение.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер этого возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).