Оформляем отзыв из отпуска

Статья: Отзываем работника из отпуска: пошаговая инструкция (Плеханова В.А.) ("Зарплата", 2013, N 9) {КонсультантПлюс}

Оформляем служебную записку

Служебную записку оформляет начальник подразделения, где трудится работник. В ней он указывает причину, по которой работника следует отозвать из отпуска.

Документ подается руководителю организации, который, ознакомившись с ней, пишет на ней резолюцию (свое согласие или отказ), ставит дату и подпись. Форма служебной записки произвольная.

Служебная записка об отзыве из отпуска

Обращаемся к работнику и получаем
письменное согласие

Если руководитель не против отозвать работника из отпуска, понадобится оформить письменное обращение к работнику.

Согласно ст. 125 Трудового кодекса работодатель должен в этом документе:

  • объяснить сотруднику причину и дату отзыва;
  • предложить варианты предоставления неиспользованной части отпуска;
  • уведомить о праве работника отказаться от выхода из отпуска;
  • в случае согласия работника на отзыв из отпуска предложить ему варианты использования неотгулянной части отпуска (так, отпуск может быть предоставлен в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску на следующий год), а также варианты возврата излишне полученных отпускных (переплаченную сумму можно внести в кассу организации или зачесть ее в счет выплаты заработной платы).

Отметим, что законодательство не обязывает работодателя оформлять письменное обращение. Можно просто позвонить сотруднику по телефону и сообщить о возникших трудностях.

Однако советуем все же составить обращение на бумаге, будет меньше вопросов у проверяющих. К тому же в нижней части документа работник, получивший его, может указать свое письменное согласие или отказ.

В этом случае вам не придется составлять дополнительных бумаг. Как правило, обращение подписывает руководитель организации. Форма обращения произвольная.

Предложение работодателя прервать отпуск
и согласие работника на отзыв из отпуска

Оформляем приказ об отзыве из отпуска

Как только согласие работника получено, можно приступить к следующему этапу - оформить приказ об отзыве его из отпуска. Так как унифицированной формы такого приказа нет, составить его можно в произвольной форме.

Вносим изменения в график отпускови личную карточку работника

График отпусков. Сразу после подписания приказа об отзыве из отпуска внесите изменения в график отпусков. Напомним, что график отпусков (форма N Т-7) утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В графике укажите:

  • в графе 8 "Основание перенесения отпуска" - реквизиты приказа, на основании которого переносится отпуск;
  • графе 9 "Дата предполагаемого отпуска" - дату предполагаемого отпуска;
  • графе 10 "Примечание" - сведения об отзыве сотрудника из отпуска.

С 2013 г. компания вправе использовать как унифицированные формы документов, так и разработанные самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Личная карточка. Далее внесите информацию об отзыве из отпуска в личную карточку работника - форму N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В разд. VIII "Отпуск" личной карточки укажите:

  • вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск);
  • период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год);
  • количество календарных дней отпуска;
  • даты его начала и окончания;
  • основание предоставления и т.д.

Если же дата окончания отпуска изменилась, нужно внести исправления в личную карточку:

  • в графах 4 и 6 зачеркните неверные даты и количество дней одной чертой и впишите верную информацию;
  • в графе 7 запишите реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.

В личной карточке работника (форма N Т-2) нужно указать количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы в последующем правильно подсчитать неиспользованные дни отпуска.

Фрагмент личной карточки