Аудит трудовых книжек: общие вопросы.

Статья: Аудит трудовых книжек: общие вопросы (Гнатюк И.) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2014, N 1) {КонсультантПлюс}

При работе с трудовыми книжками нужно руководствоваться следующими нормативными правовыми актами: ТК РФ, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Постановление Правительства РФ N 225, Правила)) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция).

При проверке трудовых книжек необходимо обратить внимание на следующие моменты:

  • соответствие бланка трудовой книжки установленному образцу;

  • порядок приобретения и учета организацией трудовых книжек и вкладышей к ним, условий хранения;

  • наличие документов, подтверждающих страховой стаж работников;

  • правильность расчета страхового стажа работников;

  • соответствие сведений о Ф.И.О., дате рождения работников в трудовых книжках паспортным данным;

  • соответствие записей в трудовых книжках формулировкам приказов (распоряжений). Наличие сведений о документах, на основании которых внесена каждая запись о работе, с указанием даты и номера. Правильность внесения сведений о награждениях;

  • отсутствие помарок, неточностей, исправлений, не соответствующих установленным требованиям;

  • оформление вкладышей в трудовую книжку (при их наличии) в соответствии с установленными требованиями;

  • правильность внесения сведений об изменении наименования организации, реорганизации и т.п.;

  • наличие оттисков печатей, удостоверяющих соответствующие записи и исправления в записях;

  • правильность указания наименования должностей (работы), специальностей, профессий с указанием квалификации;

  • наличие записей об увольнении при прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие статьи ТК РФ, иных федеральных законов.

При оформлении трудовых пенсий в Пенсионном фонде РФ трудовые книжки тщательно изучаются. В связи с этим наличие неточностей и ошибок в заполнении, отсутствие необходимых сведений и печатей зачастую служат причиной нехватки оснований для подтверждения стажа граждан, в результате чего возникает необходимость представления дополнительных документов.

Постановлением Правительства N 555 определено, что при отсутствии трудовой книжки, а также если в ней содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы для подтверждения периодов работы принимаются:

  • письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения данных правоотношений;

  • справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;

  • выписки из приказов;

  • лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Кроме того, в качестве подтверждающих документов можно использовать иные документы (военный билет, выписку из индивидуального лицевого счета гражданина, предоставленную территориальным органом ПФР, и т.д.).

Однако, как показывает практика, нередки случаи, когда граждане не могут восстановить свои периоды работы дополнительными документами по различным причинам: утраты документов работодателями, ликвидации работодателей, отсутствия необходимых документов в архивных учреждениях. Поэтому крайне важной задачей сотрудников кадровых служб являются проверка трудовых книжек на соответствие их правилам нормативных правовых актов и исправление допущенных при заполнении ошибок.

Первое, что необходимо сделать, прежде чем приступить к самой проверке, - создать комиссию или назначить ответственного за проверку трудовых книжек. Поскольку унифицированной формы приказа или распоряжения законодательством не предусмотрено, составить его можно в произвольной форме.

На основании п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 N 117н.

На что следует обратить внимание при проверке соответствия трудовой книжки установленному образцу? Во-первых, форма бланка должна соответствовать той форме, которая действовала на момент оформления трудовых отношений с работником. Во-вторых, бланк должен быть отпечатан в типографии. В-третьих, нумерация страниц не должна быть нарушена. В-четвертых, серия и номер должны быть одинаковыми на каждой странице.

Обратите внимание: в отношении вкладышей в трудовую книжку действуют те же правила, что и для трудовых книжек.

К сожалению, с момента введения в действие нового бланка трудовых книжек (с 01.01.2004) многие работодатели по различным причинам, не учитывая последствия своих действий, продолжали оформлять трудовые книжки образца 1973 г., в чем, безусловно, работники совершенно не виноваты, и отказывать им в приеме на работу по этой причине нельзя. Но проверять трудовые книжки на стадии приема на работу в любом случае не просто желательно, а даже необходимо как раз для обнаружения подобных несоответствий и исключения проблем в дальнейшем.

При выявлении несоответствия трудовой книжки установленной форме на момент приема на работу сотруднику можно оформить на основании его письменного заявления новую трудовую книжку или направить к предыдущему работодателю для оформления дубликата.

Оформляя новую трудовую книжку, в нее можно внести сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника суммарно, без уточнения работодателей, периодов и должностей, подтвержденных соответствующими документами. Такие действия рекомендованы Письмом Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 N 1026-6.

Нередко работники кадровых служб недопонимают, в чем отличие новой трудовой книжки от ее дубликата. В этом вопросе следует разобраться подробнее.

Когда гражданин впервые поступает на работу, работодатель оформляет ему трудовую книжку. Впоследствии при смене места работы работодатели продолжают вписывать в нее сведения о трудовом стаже и о награждениях.

Часть 5 ст. 65 ТК РФ регламентирует, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. В этом случае при оформлении трудовой пенсии работнику придется представить документы, подтверждающие его стаж, или подтверждать свой стаж в судебном порядке.

Правила предусматривают оформление дубликата трудовой книжки в следующих случаях:

  • если она утеряна;

  • пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.);

  • в нее внесена недействительная запись об увольнении или переводе на другую работу.

Тогда в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о трудовом стаже, подтвержденные соответствующими документами, оригиналы которых работникам необходимо хранить для представления специалистам Пенсионного фонда РФ при оформлении трудовой пенсии.

Без подтверждающих документов в дубликат трудовой книжки вносятся записи со старой трудовой книжки в ситуациях, когда:

  • запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной по письменному заявлению работника о выдаче дубликата (переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной);

  • трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) - переносятся все сведения, доступные для прочтения. Сведения, не доступные для прочтения, должны быть восстановлены на основании подтверждающих документов.

Следовательно, при поступлении на работу, являющуюся не первым местом работы, сотрудник, не имеющий на руках трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения или по иным причинам, вправе самостоятельно решить - завести ему новую трудовую книжку на новом месте работы или обратиться к последнему работодателю за оформлением дубликата.