"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2013, N 2

 

Статья: Отзыв из командировки: оформляем документы (Хосаева Р.) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2013, N 2) {КонсультантПлюс}

На практике возникает необходимость не только продлить командировку, но и отозвать работника из нее. Естественно, новые сроки поездки должны быть закреплены на бумаге. Однако трудовое законодательство никак не регламентирует процедуру отзыва работника из командировки. Упоминание о сокращении сроков деловой поездки отсутствует как в ТК РФ, так и в двух других документах, регламентирующих командировки, - Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" и Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Напомним, для рабочей поездки должны быть оформлены следующие документы:

- служебное задание (по унифицированной форме N Т-10а);

- приказ (распоряжение) о направлении в командировку (по унифицированной форме N Т-9 или, если это группа работников, по форме N Т-9а);

- командировочное удостоверение (по унифицированной форме N Т-10).

Все перечисленные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Некоторые специалисты полагают, что, в случае когда работник возвращается раньше срока окончания командировки, необходимо внести изменения в оформленные для служебной поездки документы. Однако это не так.

 

К сведению. Оговоримся, что мы рассматриваем ситуацию, когда работник "отзывается" из командировки руководством, а не по своей инициативе. То есть он либо полностью выполнил служебное задание, либо его присутствие в другом месте более важно, чем в поездке. Если же вы столкнулись с ситуацией, когда работник сам решил сократить ее сроки, без согласования с руководством, то решение вопроса будет зависеть от начальства. Бывает, что оно всецело доверяет специалисту и прислушивается к его мнению. В этом случае необходимо будет оформить приказ об отзыве сотрудника из командировки. Если же работник "провалил" цель своей поездки или любым другим образом нарушил интересы компании, тогда придется проводить служебное расследование и выяснять причины такого поведения, а по его итогам - наказать работника (если в сокращении продолжительности поездки была его вина).

 

В любом случае работодателю необходимо как-то зафиксировать изменение срока командировки. Можно обойтись минимумом документов - составить только приказ об отзыве сотрудника из поездки (см. пример 2). Вместе с тем рекомендуем "подкрепить" приказ докладной (служебной) запиской, в которой руководство следует поставить в известность о причине отзыва сотрудника (см. пример 1).

 

Пример 1. Докладная записка.

 

Отдела маркетинга и рекламы

Генеральному директору

 

ООО "Охотская звезда"

Начальнику отдела кадров Ферзевской Э.Ф.

Т.Д. Стрюкову

Прошу подготовить приказ об отзыве из

начальника отдела маркетинга

командировки Туркова А.В. и уведомить

и рекламы

его об этом

Д.К. Березовской

                      Стрюков  13.03.2013

 

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

13.03.2013 N 4

г. Петропавловск-Камчатский

 

Об отзыве работника из командировки

 

В связи с досрочным заключением договора поставки саженцев дикорастущих карликовых пальм ООО "Охотская звезда" с ООО "Зеленые просторы" от 13.03.2013 N 16, то есть раньше запланированного срока, указанного в командировочном задании, прошу отозвать заместителя начальника отдела маркетинга и рекламы Туркова Александра Вячеславовича из командировки в ООО "Зеленые просторы" (г. Хабаровск) 15.03.2013.

                                                               Березовская                                                                                           Д.К. Березовская

 

Пример 2. Приказ об отзыве работника из командировки.

 

Общество с ограниченной ответственностью "Охотская звезда"

(ООО "Охотская звезда")

 

ПРИКАЗ

 

13.03.2013                                                                                            N 11-к

 

                        г. Петропавловск-Камчатский

 

Об отзыве работника из командировки

 

В связи с досрочным заключением договора поставки саженцев дикорастущих карликовых пальм с ООО "Зеленые просторы" от 13.03.2013 N 16

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Отозвать заместителя начальника отдела маркетинга и рекламы Туркова А.В. из командировки в ООО "Зеленые просторы" (г. Хабаровск), куда он был направлен приказом от 25.02.2013 N 9-к, 15.03.2013.

2. Ведущему специалисту по кадрам Жуйкину Д.С. приобрести авиабилеты на 14.03.2013, срок - до 14.03.2013.

3. Главному бухгалтеру Удочкину А.П. по возвращении Туркова А.В. из командировки произвести перерасчет командировочных расходов, срок - до 20.03.2013.

4. Начальнику отдела маркетинга и рекламы Березовской Д.К. уведомить Туркова А.В. о досрочном возвращении из командировки, срок - до 14.03.2013.

5. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Ферзевскую Э.Ф.

 

Основание: докладная записка Березовской Д.К. от 13.03.2013 N 4.


Генеральный директор

Стрюков

Т.Д. Стрюков

 

 

 

 

С приказом ознакомлены:

 

 

Начальник отдела кадров

Ферзевская

Э.Ф. Ферзевская

13.03.2013

Главный бухгалтер

Удочкин

А.П. Удочкин

13.03.2013

Начальник отдела маркетинга и рекламы

Березовская

Д.К. Березовская

13.03.2013

Ведущий специалист по кадрам

Жуйкин

Д.С. Жуйкин

13.03.2013

Заместитель начальника отдела маркетинга и рекламы

Турков

А.В. Турков

15.03.2013

 

Отметим, что отозванного досрочно из командировки работника с приказом ознакомить необходимо после его возвращения. Уведомить его можно по телефону или написав соответствующее письмо и отправив его по факсу, почте или другим удобным способом, убедившись, что он получил информацию (см. пример 3).

 

Пример 3. Уведомление работника об отзыве из командировки.

 

Общество с ограниченной ответственностью "Охотская звезда"

(ООО "Охотская звезда")

 

                                          Заместителю начальника отдела

                                          маркетинга и рекламы Туркову А.В.

 

УВЕДОМЛЕНИЕ

об отзыве из командировки

 

13.03.2013                                                                                                     N 5

 

Уважаемый Александр Вячеславович! В связи с досрочным заключением договора поставки саженцев дикорастущих карликовых пальм с ООО "Зеленые просторы" от 13.03.2013 N 16 уведомляем Вас о необходимости возвращения из командировки ранее запланированного срока - 14.03.2013. Соответствующий приказ и электронные билеты на авиарейс Хабаровск - Петропавловск-Камчатский на 14.03.2013 приложены к уведомлению.

Просим Вас направить подтверждение ознакомления с приказом от 13.03.2013 N 11-к "Об отзыве работника из командировки" по факсу +74152-40-11-11 или по электронной почте kadry@ohotskaya-zvezda.ru.

 

Приложения:

1. Копия приказа от 13.03.2013 N 11-к "Об отзыве работника из командировки".

2. Электронный билет на авиарейс Хабаровск - Петропавловск-Камчатский на 14.03.2013.

 

О причинах, по которым сотрудник вернулся из командировки досрочно, следует также написать в отчете о проделанной работе, данные о котором нужно отразить в графе 12 унифицированной формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

После того как сотрудник вернется, в табеле учета рабочего времени необходимо проставлять код "Я" вместо кодов "К" или "06", которые ставятся, пока сотрудник находится в деловой поездке.

Ну и в заключение, пожалуй, скажем пару слов о неизрасходованных денежных средствах, которые были выделены работнику в качестве командировочного аванса. Поскольку поездка оказалась меньшей продолжительности, чем планировалось, у сотрудника, как правило, остаются средства, которые он должен вернуть в кассу организации. Если этого не происходит, то работодатель может удержать данную сумму из заработной платы работника. Однако в таком случае стоит помнить о правиле, согласно которому ежемесячно удерживать из зарплаты можно не более 20% начисленной суммы (абз. 2 ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Причем удержание может быть произведено только на основании заявления работника и приказа, срок издания которого - не позднее одного месяца со дня, когда закончился срок для возврата неизрасходованной суммы командировочного аванса (ч. 3 ст. 137 и ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

А что делать, если работник не хочет возвращать неистраченную сумму аванса добровольно? В таком случае взыскание возможно только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Обратиться с иском к сотруднику работодатель может в течение трех лет после этого события, даже если он больше не является работником организации (ст. 196 ГК РФ).

 

Р.Хосаева

Юрист

ООО "Прогресс"