"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2011, N 21

 

Статья: Повышение рентабельности компаний через оптимизацию бизнес-процессов (Гнутова Е.) ("Финансовая газета. Региональный выпуск", 2011, N 21) {КонсультантПлюс}

В современных условиях рыночной экономики необходимо повышать рентабельность компаний при помощи инструментов оптимизации бизнес-процессов. В этом заинтересованы их владельцы и представители руководства.

Основная формула расчета рентабельности - соотношение прибыли к понесенным затратам. Исходя из этого определяются и главные пути ее повышения - увеличение прибыли либо снижение затрат или и то, и другое одновременно.

Рассмотрим более подробно методы оптимизации, которые позволяют влиять на показатели рентабельности бизнеса.

 

Уменьшение времени на реализацию бизнес-процесса

 

Для экономии времени, затрачиваемого на выполнение бизнес-процессов организации, можно использовать метод запараллеливания работ. Суть метода состоит в том, что часть работ можно выполнять параллельно, а не последовательно. Часто в организациях исторически складывается последовательное выполнение работ, потому что таким образом легче управлять процессом. При запараллеливании работ следует обратить внимание на обеспечение своевременного обмена информацией.

В качестве примера рассмотрим процесс обследования организации с целью разработки техническо-проектной документации для дальнейшей реализации проекта. Обследование проводилось последовательно по всем участкам, далее составлялась техническо-проектная документация. В итоге в среднем реализация этапов занимала от двух до четырех недель. Указанные сроки были приемлемы до тех пор, пока было не много конкурентов в данной отрасли, со временем ситуация изменилась, услуга стала неконкурентоспособна. Была организована рабочая группа с целью разработки оптимизированной методики проведения обследования и подготовки техническо-проектной документации. В ходе анализа и мозгового штурма было принято решение о корректировке квалификации персонала, перераспределении обязанностей и зон ответственности, основные изменения коснулись методики проведения обследования - запараллеливание работ и устранение временных разрывов. В результате среднее время на обследование стало занимать от одной до двух недель, что привело к существенному повышению конкурентоспособности компании.

Существует другая, часто встречающаяся проблема - временные разрывы, т.е. каждый из участников процесса выполняет свою работу, но между ними длительные промежутки времени. В компании, занимающейся оптовой торговлей, согласование договора выполняют семь сотрудников (менеджер, его непосредственный руководитель, юрист, финансовый аналитик, финансовый, коммерческий и генеральный директора). Естественно, согласование договора растягивалось надолго, особенно, если учитывать, что почти все из указанных сотрудников являются менеджерами, в том числе высшего звена. После проведенного анализа выяснилось, что оптимальным является вариант, когда договор согласовывают четыре сотрудника, которые обладают требуемой компетенцией в соответствии с вновь разработанным регламентом. В результате скорость прохождения договоров в компании увеличилась в два раза, качество при этом не пострадало, время сотрудников было сэкономлено.

 

Комплексные методы по оптимизации бизнес-процессов

 

Разработан метод оптимизации бизнес-процессов компании, который не требует дополнительных знаний и навыков и поэтому достаточно легко может быть выполнен заинтересованной группой сотрудников. Для его успешного применения рекомендуется собрать рабочую группу не менее трех и не более семи сотрудников из числа участников и потребителей оптимизируемого процесса, проводить работу в формате мозгового штурма. Выбранный процесс следует проанализировать с точки зрения комплекса показателей - цель, сотрудники, место, время, технология. Для этого задать пять групп вопросов к выбранному для оптимизации процессу.

Цель. Для чего осуществляется данный процесс? Какая цель преследуется при выполнении анализируемой работы? Кто является потребителем процесса?

Сотрудники. Кто является исполнителем? Почему именно он? Кто еще смог бы сделать данную работу? Мог бы кто-нибудь выполнить работу лучше?

Место. Где выполняется работа? Почему именно в этом месте? Можно ли делать эту работу в другом месте? Есть ли более подходящее место для выполнения процесса?

Время. Когда выполняется работа? Почему она выполняется именно в это время? Можно ли выполнять работу в другое время? Можно ли выполнять работу в более подходящее время?

Технология. Как сейчас выполняется работа? Почему она выполняется именно так? Как еще можно было бы выполнить данную работу? Как можно выполнить ее лучше?

Результатами анализа процесса по пяти показателям являются, например, выявление лишних функций, которые исторически сложились и по прошествии времени никому не нужны, или, наоборот, определение работ, которые не обеспечиваются сотрудниками требуемой квалификации, а также более оптимального времени или места выполнения.

В качестве примера можно рассмотреть процесс приема заказов компании, занимающейся розничной торговлей. В какой-то момент поток заказов снизился, участники процесса и представители руководства провели мозговой штурм по предложенной технологии. В результате были выявлены существенные несоответствия: нехватка компетенции операторов, принимающих и распределяющих входящие заказы, неудобный график приема заказов, скорость реакции на обращения клиентов ниже, чем у конкурентов. После проделанной работы по оптимизации бизнес-процесса ситуация значительно улучшилась - количество заказов через квартал после внедрения изменений увеличилось на 20%.

 

Оптимизация затрат

 

Приведенные технологии и упрощенные примеры их применения наглядно демонстрируют, что оптимизировать бизнес-процессы и повышать рентабельность компании можно. Причем такие действия принесут пользу бизнесу и в долгосрочном плане. Одним из инструментов может послужить периодический анализ (внутренний аудит) и при необходимости оптимизация бизнес-процессов, поскольку ситуация на внешнем рынке меняется достаточно быстро и бизнес не должен стоять на месте, он должен достойно адаптироваться и улучшаться для своих клиентов.

 

Е.Гнутова

Руководитель блока обслуживания

Компания "Что делать Консалт"