Статья: Организация делопроизводства в бухгалтерии (Авдеев В.В.) ("Бухгалтер и закон", 2011, N 8) {КонсультантПлюс}

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРИИ

 

Бухгалтерский труд предполагает использование первичных бухгалтерских документов, ведь основой для ведения бухгалтерского и налогового учета является документальное подтверждение доходов и расходов фирм. Несмотря на то что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, составленными самой организацией и полученными ею со стороны, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки бухгалтерской документации.

В соответствии с требованиями ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все российские организации обязаны вести бухгалтерский учет. Единственным случаем, когда организация вправе отказаться от ведения такового в полном объеме, является применение ею упрощенной системы налогообложения, правила которой установлены нормами гл. 26.2 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ). Вместе с тем надо отметить, что сегодня этим правом пользуется небольшое количество организаций, которые по вполне объективным причинам не могут отказаться от ведения бухгалтерского учета. Иначе говоря, такое право для указанной категории хозяйствующих субъектов фактически является лишь формальным.

Ответственным за организацию бухгалтерского учета в любой компании является ее руководитель. Он же принимает решение о том, каким образом организация будет выполнять требование основного бухгалтерского Закона. Исходя из размеров организации, ее вида деятельности, структуры, а также объема учетной работы, руководитель фирмы может принять решение об учреждении собственной бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение учета сторонним специалистам или заняться его ведением самостоятельно.

Практика показывает, что сегодня вести бухгалтерский и налоговый учет должным образом сложно даже высококвалифицированным специалистам, поэтому, как правило, руководители избирают первый из вариантов, допускаемых Законом N 129-ФЗ, - учреждают собственную бухгалтерскую службу.

Именно в бухгалтерии организации посредством применения упорядоченной системы сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах фирмы, а также их движении собираются все сведения, которые используются руководством в дальнейшем для принятия необходимых управленческих решений. Следует заметить, что качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное отражение результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета, как уже было отмечено, является документооборот, правила организации которого и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании.

Необходимо напомнить, что в общепринятом значении под документооборотом понимается прохождение каждым бухгалтерским документом всех этапов движения от момента его создания до передачи в архив. Однако движение бухгалтерских документов требует определенной системы управления, которая достигается путем делопроизводства в бухгалтерской службе. Под движением бухгалтерских документов понимается не что иное, как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами.

Нужно сказать, что существуют три формы организации делопроизводства - централизованная, децентрализованная и смешанная, выбор которой зависит от масштабов самой организации, ее структурного состава, отраслевой направленности и интенсивности хозяйственной деятельности.

Централизованная форма делопроизводства, применяемая в организации, означает, что все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте - в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма означает обработку документов, которая распределена между структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет однотипный набор операций, в том числе и бухгалтерская служба.

Смешанная форма объединяет первые две, т.е. одна часть работы с документами производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а другая часть функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел, хранение).

Небольшие организации, имеющие сравнительно малый объем документооборота, как правило, останавливают свой выбор на централизованной форме делопроизводства, являющейся самой оптимальной с точки зрения организации труда делопроизводственного персонала. Те же компании, у которых имеется сложная производственная структура, применяют децентрализованную форму, все остальные - смешанную форму.

Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или получения до завершения исполнения, то, конечно же, управление бухгалтерской документацией, как и любой другой, следует рассматривать в разрезе следующих составляющих:

- движение бухгалтерских документов организации в соответствии с графиком документооборота;

- контроль за их исполнением;

- оперативное хранение в течение текущего года и подготовка к передаче в архив;

- хранение в архиве.

Первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В соответствии с правилами делопроизводства все документы организации, как поступающие со стороны, так и создаваемые ею самой, подлежат обязательной регистрации. Причем документы, поступающие в бумажном виде, проходят первичную обработку и предварительное рассмотрение, затем регистрируются в контрольно-регистрационной форме и направляются соответствующим исполнителям.

При приеме документов проверяются правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы обычно возвращаются отправителю. Регистрация документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать наименование организации и регистрационный номер документа.

Необходимо отметить, что регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Дата регистрации документа зависит от вида документа, а именно:

- документы, поступающие в организацию, регистрируются в день их поступления;

- документы, созданные самой организацией, регистрируют в день их подписания или утверждения.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и др.

Нужно сказать, что регистрация бухгалтерских документов имеет большое значение для организации.

Как уже было отмечено, именно первичные бухгалтерские документы являются основанием для отражения в учете доходов и расходов фирм. Однако не всегда первичные документы поступают в организацию вовремя, а если учесть, что они зачастую отправляются по почте, то случаи поступления документов с большим опозданием для большинства фирм не редкость. А раз нет документов, то, соответственно, нет и расходов.

Обратите внимание! Документы, поступившие в компанию со стороны и созданные самой организацией, учитываются делопроизводственной группой отдельно.

В отношении документов, создаваемых организацией самостоятельно, следует напомнить, что бухгалтерские документы являются официальными, поэтому при их составлении организация должна соблюдать требования, предъявляемые к правилам составления официальных документов и порядку их оформления.

Следует напомнить, что общие требования к использованию и оформлению бухгалтерских документов установлены ст. 9 Закона N 129-ФЗ и содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных и утвержденных Госкомстатом России. Кроме того, общие правила оформления документов зафиксированы в Государственном стандарте РФ "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Первичный бухгалтерский документ только тогда обладает юридической силой документа, когда он составлен по надлежащей форме, все его реквизиты заполнены, свободные строки прочеркнуты, он подписан надлежащим образом, а в необходимых случаях еще и скреплен печатью организации.