Статья: Первичка: унифицированная и не очень (нужно ли в 2013 г. отказываться от унифицированных форм) (Елина Л.А.) ("Главная книга", 2012, N 23) {КонсультантПлюс}

 

ПЕРВИЧКА: УНИФИЦИРОВАННАЯ И НЕ ОЧЕНЬ

 

(Нужно ли в 2013 г. отказываться от унифицированных форм)

 

В новом Законе о бухучете, который вступает в силу с 2013 г., уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов. Но это не означает, во-первых, что такие формы больше нельзя использовать, и, во-вторых, что буквально все унифицированные формы станут необязательными. Вместе с тем организации смогут сами разрабатывать некоторые формы первички, и важно делать это правильно.

Внимание! И в 2013 г. сохранится обязанность составлять ряд документов по унифицированным формам.

 

Смотрим, какие формы первичных документов

по-прежнему обязательны

 

1. В Порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что определенные кассовые и банковские документы нужно составлять по унифицированным формам. Этот Порядок будет действовать и в следующем году, никаких изменений в него в этой части не планируется. Так что и в 2013 г. нужно будет пользоваться унифицированными формами:

- приходных и расходных кассовых ордеров (формы N N КО-1 и КО-2);

- кассовой книги (форма N КО-4);

- книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);

- расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49);

- платежной ведомости (форма N Т-53).

На две последние формы (N N Т-53 и Т-49) есть прямая отсылка в Порядке ведения кассовых операций.

Примечание

В кассовые и банковские документы по-прежнему нельзя будет вносить исправления..

Кассовые документы, которые не фигурируют в Положении N 373-П, к примеру журнал регистрации кассовых документов, можно будет составлять и по самостоятельно разработанной форме.

2. Документы по учету труда и его оплаты в 2013 г. лучше составлять по унифицированным формам. Во-первых, они утверждены Госкомстатом "в целях реализации требований Трудового кодекса", а не исключительно для целей бухучета. А во-вторых, организациям самим проще составлять кадровую первичку по давно знакомым формам.

3. По-прежнему надо ориентироваться на формы, утвержденные Банком России, при заполнении документов для безналичных расчетов: платежных поручений, аккредитивов, инкассовых поручений и т.д.

4. Транспортную накладную надо заполнять по форме, утвержденной Правительством.

5. Есть и иные обязательные формы документов, которые, правда, к первичным бухгалтерским документам не относятся. К примеру, при составлении счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур (которые являются документами налогового учета) используются формы, утвержденные Правительством. Так что, если у кого-то возникло желание с 2013 г. "подправить" эти документы, убрав ненужные строки (к примеру, касающиеся акцизов), предупреждаем: так делать не нужно. Ведь контрагент сможет получить вычет НДС только по счету-фактуре, составленному по правительственной форме.

 

Решаемся на использование собственных форм

 

 Если вы решили разработать свои формы первички, то за основу можете взять унифицированные формы и "расчистить" их от ненужных реквизитов. Так, из формы авансового отчета АО-1 можно убрать коды ОКПО и ОКУД, а также ссылку на Постановление Госкомстата. Если у вас нет структурных подразделений, можно избавиться и от этой строки в АО-1. Если вы не работаете с иностранной валютой, то можно оставить графы и строки только для рублевых показателей.

Однако если формы документов вы берете из программы, то нет смысла их менять. Ведь затраты на перенастройку программного обеспечения могут быть существенными. Да и у контрагентов вопросов будет меньше, если они получат от вас документ, составленный по знакомой форме.

Для справки

Обязательные реквизиты первичных учетных документов:

- наименование и дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ (то есть вашей организации);

- содержание факта хозяйственной жизни (как правило, это описание операции);

- величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления.

 Разрабатывая собственные формы, не забудьте про обязательные реквизиты первичного учетного документа, которые нам предлагает новый Закон о бухучете. В общем-то эти реквизиты сходны с теми, которые ранее были перечислены в старом Законе о бухучете N 129-ФЗ. Есть лишь одно отличие - теперь можно указывать величину натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни. Если вы помните, по требованиям старого Закона N 129-ФЗ предписывалось в первичных документах указывать измерители хозяйственной операции и в натуральном, и в денежном выражении. В следующем году, если не будет потребности указывать цену, можно этого не делать. К примеру, при внутреннем перемещении материальных ценностей в пределах одной организации можно обойтись только натуральными показателями.

 Некоторые бухгалтеры задумались о необходимости проставления печати организации на разработанных формах. Наш совет: если не хотите проставлять печать на каких-то первичных документах, то и в форме, которую вы утверждаете, не ставьте буквы "М.П." (место печати). Особенно это касается внутренних документов - там печать ни к чему. А вот на документах, которые вы будете передавать контрагентам, печать желательна - она повысит уровень доверия к вашим документам.

 В новом Законе о бухучете сказано, что первичные документы утверждает руководитель по представлению бухгалтерии <11>. Некоторые специалисты сделали из этого вывод, что в учетную политику больше не нужно включать перечень первичных документов, используемых организацией. Однако положения ПБУ 1/2008 по-прежнему обязывают нас это делать.

Учитывая, что этот вопрос вряд ли можно отнести к принципиальным, каждая организация сама решает, как она будет следить за внутренним формотворчеством.

 

Обмен опытом

Ражковский Дмитрий Николаевич, главный бухгалтер ОАО "Российские коммунальные системы"

"Одним из оснований внесения изменений в учетную политику организации является изменение требований законодательства. Требование нового Закона о бухгалтерском учете утверждать формы первичных документов не противоречит п. 4 ПБУ 1/2008, согласно которому обязательными элементами учетной политики организации являются формы первичных учетных документов. Следовательно, организация должна утвердить в учетной политике (применяемой или вновь утвержденной) формы первичных документов, которые она будет применять начиная с 2013 г.

Однако существует альтернативная точка зрения, согласно которой организация может утвердить применяемые формы первичных документов отдельным локальным документом. Вывод об этом можно сделать также из п. 4 ПБУ 1/2008, так как в нем прописано, что наряду с учетной политикой также утверждаются формы первичных учетных документов, что дает возможность утвердить их отдельным локальным документом (например, приказом или распоряжением руководителя организации). По моему мнению, исходя из сложившейся практики, предпочтительнее утверждать формы первичных учетных документов приложением к учетной политике".

Итак, можно сослаться в учетной политике на перечень форм первичных документов, утвержденных руководителем, и сделать их приложением к учетной политике. А можно вводить новые формы постепенно (по мере надобности) и утверждать их разными приказами руководителя.

 Для внешних (двусторонних) документов лучше не устанавливать жестких форм. Ведь контрагента может что-то не устроить в вашей форме, и придется вносить в нее какие-то коррективы. А если контрагентов много и пожелания будут различные, единой формы вообще не получится. Кстати, специалист Минфина И.Р. Сухарев считает, что подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа.

Не списывайте со счетов унифицированные формы, даже если они с нового года перестанут быть обязательными. Ведь они и привычнее, и не требуют перенастройки программного обеспечения.