Статья: Номенклатура дел бухгалтерии (Вялова Л.М.) ("Торговый эксперт", 2008, N 4) {КонсультантПлюс}

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ

 

Для того чтобы быть уверенным, что все делается в соответствии с установленными правилами, бухгалтер должен иметь представление о номенклатуре дел, текущем хранении документов, формировании документов бухгалтерии в дела, экспертизе ценности документов, сроках их хранения, оформлении дел для передачи в архив организации, уничтожении документов, срок хранения которых истек.

В каждой бухгалтерии в процессе работы скапливается достаточно большое количество разнообразных документов. Это и подлинники, и копии. Бухгалтер часто обращается к этому массиву документов в поисках нужного для наведения различного рода справок.

 

Роль и значение номенклатуры дел в работе бухгалтерии

 

Чтобы быстро найти нужный документ, надо знать, в каком деле (в какой папке) он находится.

Для того чтобы не волноваться за сохранность документов, знать, когда и какие документы нужно уничтожить, а какие сохранить, каждый бухгалтер должен иметь представление о правилах систематизации документов, документировании процедуры их сохранности и уничтожения, т.е. знать правила документационного обеспечения управления (делопроизводства), установленные в структурных подразделениях российских организаций, включая бухгалтерию. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.

Официальное определение номенклатуры дел содержится в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Назначение номенклатуры дел для делопроизводства организации, всех ее структурных подразделений и, конечно, бухгалтерии:

- обоснованно распределять документы в дела;

- формировать дела;

- обеспечить поиск документов и учет дел;

- предварительно определять сроки хранения документов.

Справка. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Ответственность и вся работа по составлению и оформлению номенклатуры дел возлагаются на службу документационного обеспечения управления (ДОУ). Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства.

К сожалению, встречаются организации, не имеющие номенклатуры дел. В этом случае бухгалтер составляет номенклатуру для своих документов. Остановимся на правилах ее составления и оформления.

Примечание. В номенклатуру дел не включают печатные издания: справочники, сборники и т.д.

 

Составление и оформление номенклатуры дел

 

При составлении номенклатуры дел необходимо использовать:

- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 03.11.2006);

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 26.03.2007);

- нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства в учреждениях Российской Федерации: ГСДОУ, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы архивов организаций;

- организационные документы, отражающие функции, структуру организации и штатную численность (устав или положение об организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание);

- номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения документов, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки), справочные картотеки;

- официальные (служебные) документы организации.

Номенклатура дел составляется на каждый календарный год. Работа по ее составлению начинается в последнем квартале текущего года, а с 1 января будущего года она вводится в действие.

Первоначально необходимо определить круг вопросов и документов, которые могут возникнуть в деятельности бухгалтерии в предстоящем году. При этом необходимо учитывать документы, не только создаваемые организацией, но и поступающие из других учреждений.

Сводная номенклатура дел хранится постоянно. Если она отсутствует, постоянно надо хранить номенклатуру дел бухгалтерии.

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Справка. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Форма номенклатуры закреплена в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф:

- Индекс дела;

- Заголовок дела;

- Количество томов (частей);

- Срок хранения с указанием статьи по Перечню;

- Примечание.

Графы номенклатуры дел имеют свои правила заполнения.

 

Согласование, подписание и утверждение номенклатуры дел

 

Номенклатура дел обязательно проходит процедуру согласования. Эта процедура будет различной для тех организаций, которые сдают документы на хранение в государственные архивы, и для тех, которые не сдают..

В организации с любой формой собственности номенклатура дел визируется заведующим архивом (или лицом, его замещающим) и обязательно экспертной комиссией (далее - ЭК) организации.

Подписывает номенклатуру руководитель делопроизводственной службы (управляющий делами, начальник канцелярии, начальник общего отдела).

После того как проект номенклатуры дел согласован, подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем организации. Только в этом случае номенклатура дел обретет юридическую силу.

По окончании календарного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов, частей), включенных в номенклатуру дел. Количество дел указывается в зависимости от категории срока хранения. Отдельно указывается число дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно). Помимо этого, указывается количество дел, переходящих на следующий год по каждой категории.

Итоговая запись подписывается ответственным за составление номенклатуры. Обязательно проставляется дата подписания.

После подписи и даты обязательно следует указать наименование должности лица, передавшего сведения, и дату передачи. Это лицо ставит личную подпись, и рядом дается ее расшифровка.

В итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в организациях, не передающих дела на государственное хранение, не содержится графа "с отметкой ЭПК", в ней указываются только переходящие дела.

Подводя итог, можно сделать вывод, что номенклатура дел - это план группировки документов в дела в процессе текущего хранения документов. Этот план предусматривает, какие дела должны быть заведены для текущего хранения документов, сколько дел будет заведено, какие документы будут помещены в каждое дело, а также устанавливает сроки хранения дел.

Таким образом, все документы, поступающие в организацию и создаваемые в ней, будут распределяться в соответствии с заголовками дел, вынесенными на обложку. Номенклатура дел - это документ, обеспечивающий систематизированную группировку документов в дела. Бухгалтер без сомнений кладет конкретный документ в конкретное дело и в случае необходимости легко найдет его по индексу и заголовку.