Статья: Документооборот: выстраиваем "под бухгалтерию" (Кулагина О.В.) ("Главная книга", 2013, N 5) {КонсультантПлюс}

 

ДОКУМЕНТООБОРОТ: ВЫСТРАИВАЕМ "ПОД БУХГАЛТЕРИЮ"

 

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов - первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально "вытрясать" из других подразделений эти документы.

 

Что такое документооборот и зачем он нужен

 

За свой "жизненный" путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

 

Разрабатываем график документооборота

 

Унифицированной формы графика нет - каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

 

Определяемся с документами

 

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации..

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

 

Назначаем ответственных лиц

 

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформление. Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

 

Устанавливаем сроки

 

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр.

 

Выбираем способ оформления

 

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика - таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

 

 

Внедряем в практику

 

Теперь переходим к этапу "оповещения". Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

(или) оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

(или) сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel "Данные - Фильтр - Автофильтр". Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием "или".


График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

 

Наименование

  документа

 Количество

экземпляров

    Создание документа   

     Представление документа    

Ответственный

 за обработку

  документа 

 Срок хранения

    Место  

  хранения 

Кто отвечает

 за создание

и оформление

     Кто    

  утверждает

  (визирует,

 подписывает)

   Кто  

    Кому   

  В какой

   срок  

Платежное  

поручение

1         

Старший    

бухгалтер  

Руководитель,

главный     

бухгалтер   

Старший 

бухгалтер

Операционист

банка      

Ежедневно,

не позднее

15.00    

Старший     

бухгалтер   

5 лет с      

1 января года,

следующего   

за годом     

составления  

До окончания

календарного

года -     

каб. 301,  

далее -    

каб. 308   

Приходный  

ордер М-4

1         

Кладовщик  

Кладовщик,  

работник,   

сдающий     

материалы   

на склад, или

представитель

поставщика  

Кладовщик

Бухгалтер  

по участку 

МПЗ        

10-го,   

20-го    

и 30-го  

числа    

месяца   

Бухгалтер по

участку МПЗ 

5 лет со дня 

списания     

оприходованных

по нему      

ценностей    

Приходный  

кассовый   

ордер КО-1

1         

Кассир     

Главный     

бухгалтер,  

кассир      

Кассир  

Старший    

бухгалтер  

Ежедневно

в конце  

рабочего 

дня      

Старший     

бухгалтер   

5 лет с      

1 января года,

следующего   

за годом     

составления  

Путевой лист

грузового  

автомобиля 

1         

Менеджер   

по логистике

Менеджер    

по логистике,

механик     

Водитель

Бухгалтер  

по участку 

МПЗ        

Ежедневно

Бухгалтер по

участку МПЗ