гл. 2.4, Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии (Рогожин М.Ю.) ("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2009) {КонсультантПлюс}

 

Глава 2.4. Табель и альбом форм документов бухгалтерии:

назначение, порядок разработки и уточнения

 

Важное место в обеспечении требуемой эффективности управления бухгалтерской документацией предприятия занимают табель форм и альбом форм документов бухгалтерской службы. И здесь нам вновь не обойтись без знакомства с соответствующими определениями.

Табель форм документов - это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами.

 

Альбом унифицированных форм документов - это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

Подготовку табеля и альбома форм документов бухгалтерской службы целесообразно производить одновременно.

 

Основные этапы разработки табеля форм и альбома форм


 Подготовку проектов табеля форм и альбома форм организует начальник группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства предприятия. При необходимости к этой работе могут привлекаться и другие сотрудники бухгалтерской службы.

Предварительное изучение применяемых в бухгалтерской службе форм документов позволяет разработчикам установить соответствие состава бухгалтерской документации задачам документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы, а также ее текущим и перспективным потребностям в различных видах документированной информации.

По итогам предварительного изучения разработчиками формулируются предложения по оптимизации состава документации бухгалтерской службы посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти), а также локальных актов предприятия по вопросам бухгалтерского делопроизводства.

На следующем этапе разработчиками производится уточнение состава и вида форм бухгалтерских документов, подлежащих включению в табель и альбом.

в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, включаются новые формы бухгалтерских документов.

Перечисленные мероприятия обычно выполняются на основе анализа документации бухгалтерской службы, образовавшейся в предшествующие два-три года ее деятельности. В итоге разрабатывается уточненный перечень форм документов и карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом).

Уточнение структуры табеля и альбома производится с целью определения способа их структуризации, а также для предварительного распределения форм бухгалтерских документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Поясним, что в большинстве случаев такая структуризация производится либо по функциональному принципу, либо по принципу прямой связи.

В итоге формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома). Уточним, что для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве рабочих названий заголовков разделов (частей) обычно принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач), а для структуры, организованной по принципу прямой связи, - наименования соответствующих подразделений.

На следующем этапе разработчики приступают непосредственно к подготовке проектов табеля и альбома, используя для этого соответствующие бланки.

Примерная форма табеля форм документов

 

Наименование

    формы  

  Код 

 формы

 Имя

файла

формы

  Кто 

готовит

Согласование

Подпись

Утверждение

Оттиск

печати

   Место  

регистрации

ОКУД

ЛК

      1    

  2

 3

  4 

   5  

      6    

   7  

     8    

   9 

     10   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Составление альбома форм документов обычно производится во вторую очередь и, по сути, сводится к последовательному расположению форм бухгалтерских документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля.

Выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению бухгалтерской документации, а также с учетом состава и содержания задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы.    Согласование и, в необходимых случаях, уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку бухгалтерских документов. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на рассмотрение главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы). Подписанный проект передается в службу делопроизводства предприятия, которая на основе документов структурных подразделений формирует табель форм и альбом форм документов предприятия.

После утверждения табеля и альбома форм документов предприятия соответствующие выписки передаются в бухгалтерскую службу для применения в практической деятельности. При необходимости выписки тиражируются в необходимом количестве экземпляров - например, по числу структурных подразделений в составе бухгалтерской службы.

При наличии соответствующих оснований в табель (альбом) могут включаться формы документов, необходимость в применении которых бухгалтерской службой обусловлена соображениями практической целесообразности. Кроме того, из состава табеля (альбома) должны регулярно исключаться формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства, либо не удовлетворяющих потребностям бухгалтерской службы в обеспечении документированной информацией соответствующего вида.