Статья: Предоставляем работнику ежегодный оплачиваемый отпуск (Джабазян Е.Л.) ("Отдел кадров коммерческой организации", 2013, N 7) {КонсультантПлюс}

 

ПРЕДОСТАВЛЯЕМ РАБОТНИКУ ЕЖЕГОДНЫЙ ОПЛАЧИВАЕМЫЙ ОТПУСК

 

Трудовым кодексом гарантировано предоставление работникам ежегодных отпусков с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114). Согласно ст. 115 ТК РФ работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

 

Оформляем отпускные документы

 

Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) предусмотрено, что к документации по оформлению отпусков относятся:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска.

Начнем с того, что в силу ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников.

Оформление графика отпусков производится с применением унифицированной формы N Т-7, утвержденной Постановлением N 1.

При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ по согласованию работника и работодателя в график отпусков вносятся изменения.

Нормой ст. 123 ТК РФ предусмотрено, что работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Уведомление о времени начала отпуска следует направлять работнику персонально в письменной форме. Специальный бланк уведомления законодательством не предусмотрен. Возможно предупреждение работников отдельных структурных подразделений об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителями таких подразделений.

Заявление о предоставлении отпуска работник пишет в соответствии с формой (образцом), установленной (установленным) организацией. В заявлении о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в качестве основания указывается график отпусков. Также в заявлении уточняются вид отпуска (основной или дополнительный) и его продолжительность.

Непосредственно факт предоставления отпуска оформляется приказом (распоряжением). Обычно правом издания приказов о предоставлении отпусков наделяется руководитель организации, а распоряжений - уполномоченные руководителем должностные лица (например, заместители директора, руководители филиалов). Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издают с применением унифицированных форм:

- формы Т-6 - для документирования факта предоставления отпуска одному работнику;

- формы Т-6а - при предоставлении отпуска двум и более работникам.

С подписанным приказом (распоряжением) работника необходимо ознакомить под роспись.

После утверждения приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска оформляется записка-расчет. Постановлением N 1 утверждена унифицированная форма Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". Указанный документ содержит информацию о предоставленном отпуске и расчет выплат, причитающихся работнику за период отпуска.

Нужно ли применять унифицированные формы документов для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (в частности, предоставления работнику отпуска), в связи с вступлением в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона N 402-ФЗ? По мнению Роструда, представленному в Письме от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, после вступления в силу названного Закона негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно.

Однако следует помнить, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Так, ч. 5 данной статьи предусмотрена возможность составления первичного учетного документа в электронном виде. Однако Трудовой кодекс и иные акты, содержащие нормы трудового права, такой возможности не допускают.

Что касается составления документов по учету труда и его оплаты, по нашему мнению, организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. При этом применение данных унифицированных форм необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

 

Определяем стаж для отпуска

 

Право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Предоставление последующих ежегодных оплачиваемых отпусков производится в соответствии с графиком отпусков с учетом стажа работы, дающего право на отпуск.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время:

- по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ);

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ст. 122 ТК РФ);

- работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);

- лицам, работающим по совместительству. Если на работе по совместительству работник не отработал шесть месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ).

Порядку исчисления стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска, посвящена ст. 121 ТК РФ.

Полный отпуск положен работнику за 12 месяцев (рабочий год). Отсчет первого рабочего года начинается с первого дня работы в организации. При этом у каждого сотрудника свой рабочий год, обычно не совпадающий с календарным годом. Помните: если в течение 12 месяцев работы были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то дата окончания рабочего года сдвигается.

 

Пример 1. У Орлова Б.П. первый рабочий год начинается 1 июля 2012 г., а закончиться должен 30 июня 2013 г. Однако в апреле 2013 г. Орлову был предоставлен за его счет отпуск продолжительностью 19 дней.

По правилам ст. 121 ТК РФ в отпускной стаж можно включить только 14 календарных дней отпусков без сохранения заработной платы. Следовательно, на пять дней (19 - 14) необходимо увеличить продолжительность рабочего года для данного работника. Таким образом, рабочий год закончится 05.07.2013, а следующий год начнется 06.07.2013.

К сведению. При определении продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).