Статья: Отпуск по графику и без (Никитина А.) ("Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия", 2012, N 33) {КонсультантПлюс}

 

ОТПУСК ПО ГРАФИКУ И БЕЗ

 

Одним из документов, который в обязательном порядке должен быть утвержден организацией, является график отпусков. В то же время это вовсе не означает, что отступать от него запрещено. Поэтому в силу тех или иных причин вполне может возникнуть ситуация, требующая внести в график соответствующие коррективы.

Пунктом 5 ст. 37 Конституции РФ, а также ст. 21 Трудового кодекса закреплено право каждого на отдых. Статьей 21 Трудового кодекса оно признано в качестве одного из основных трудовых прав работника. Среди прочего, реализуется оно путем предоставления сотрудникам ежегодных отпусков с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК

 

В очереди за отдыхом

 

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК). В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Составление графика является обязательным как для работодателя, так и для работника. Для этого используется унифицированная форма N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).

Таким образом, по существу, именно данный документ является основанием для предоставления отпуска работнику, когда придет время. Тогда работодателю следует не позднее чем за две недели просто известить сотрудника о начале отдыха под роспись. Например: "В соответствии со ст. 123 ТК уведомляем вас о том, что согласно графику отпусков на 2012 г. дата начала полагающегося вам ежегодного оплачиваемого отпуска - 8 августа 2012 г.". Впрочем, можно и просто внести дополнения в форму N Т-7 - две дополнительные графы - 11 и 12, в одной из которых работники будут расписываться в том, что дата начала отпуска им известна, а в другой будет указываться дата уведомления о начале отпуска.

Однако Трудовой кодекс не запрещает предоставлять отпуска и не по графику. Во-первых, некоторым категориям работников предоставлено право использовать отпуск в удобное для них время. Получается, что в таких случаях график отпусков уже неприменим. Так, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК). Во-вторых, есть работники, которые вовсе не включены в график, поскольку приняты на работу уже после его утверждения (ст. 122 ТК).

 

В нарушение графика

 

Отпуск в даты, не запланированные в графике отпусков, предоставляется по заявлению работника, которое регистрируется в соответствующем журнале. В нем сотрудник должен указать даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность. Если он относится к категории сотрудников, имеющих право на отпуск в любое удобное время, в связи с чем работодатель не может отказать в его предоставлении в указанные даты, это также необходимо отразить в заявлении.

Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении. Для принятия решения по существу изложенной просьбы заявление направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право принимать решения о предоставлении отпусков. В общем случае работодатель не обязан предоставлять отпуск в те даты, о которых просит работник, если за ним не закреплено право на отдых в любое удобное время. Но по соглашению сторон это возможно.

После предоставления отпуска работнику в графике должны быть зафиксированы фактические даты использования отпуска. Когда фактическая и запланированная даты отпуска не совпадают, в графике необходимо сделать об этом отметку и указать реквизиты документов, в соответствии с которыми отпуск был предоставлен не по графику. Такую отметку можно сделать в графе 10 "Примечание" формы N Т-7: "Заявление работника от 24 июля 2012 г. N 31".

В остальном отпуск, предоставленный не по графику, оформляется так же, как и запланированный отдых.

Обратите внимание! Отсутствие графика отпусков расценивается инспекторами как несоблюдение трудового законодательства, являющееся административным правонарушением. Статьей 5.27 КоАП за него предусмотрена ответственность в виде штрафа от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток для индивидуальных предпринимателей, и от 30 000 до 50 000 руб. или такое же приостановление деятельности - для юридических лиц.

 

Документальное сопровождение

 

На основании заявления сотрудника об отпуске с резолюцией руководителя издается приказ о предоставлении дней отдыха. Он составляется по унифицированной форме N Т-6 или N Т-6а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. При этом, поскольку ст. 136 Трудового кодекса определено, что оплата отпуска производится не позже чем за 3 календарных дня до его начала, то и приказ о предоставлении отпуска должен быть издан не позднее этого срока.

В приказе следует указать номер и дату его составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, даты отпуска, его продолжительность и пр. При этом, как пояснили специалисты Роструда в Письме от 14 июня 2012 г. N 854-6-1, под периодом работы в данном случае понимается рабочий год, за который предоставляется отпуск.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска применяется унифицированная форма записки-расчета N Т-60, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

В табеле учета рабочего времени (формы N N Т-12 и Т-13) в период отпуска работника проставляется отметка "ОТ" - при ежегодном основном оплачиваемом отпуске или "ОД" - при ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске.

Также сведения об отпуске необходимо внести в личную карточку и лицевой счет работника (формы N N Т-2 и Т-54 (Т-54а), утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). В них отражается вид отпуска, за какой период он предоставляется, продолжительность отдыха в календарных днях, даты начала и окончания и основание для его предоставление - номер и дата приказа.