Общие требования к оформлению основных реквизитов ЛНА


Статья: Оформление и введение в действие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (Ловчева М.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, NN 4, 5) {КонсультантПлюс}

 

Наименование организации - автора документа

 Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

 

Наименование вида документа

 Регламентируется уставом (положением) об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД и ОКУД. Наименования ЛНА, содержащих нормы трудового права:

- положение;

- инструкция;

- правила.

 

Например:

Дата документа

 Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дата оформляется арабскими цифрами (день месяца, месяц, год), например:

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Регистрационный номер документа

 Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

 

Гриф утверждения документа

 При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждено и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

 

Заголовок к тексту документа

 Отражает содержание документа в краткой форме. Заголовок формулируется в творительном падеже и отвечает на вопрос "о чем?". Например, если документ назван "Положение" или "Инструкция", то заголовками к тексту будут:

- О персонале;

- Об оплате труда;

- О премировании работников;

- О материальном стимулировании;

- Об обучении персонала;

- О профессиональном развитии персонала;

- Об адаптации;

- О наставничестве;

- Об управлении деловой карьерой и служебно-профессиональном продвижении;

- О социальных льготах;

- О награждении работников (О корпоративных наградах);

- О нормировании труда;

- О направлении работников в служебные командировки;

- О защите персональных данных работников;

- Об аттестации (деловой оценке) персонала.

Если документ имеет название "Кодекс" или "Правила", то его заголовок формулируется в родительном падеже и отвечает на вопрос "чего?":

- внутреннего трудового распорядка;

- корпоративного поведения;

- дресс-кода;

- по охране труда.

 

Текст документа

 Оформляется в виде связанного текста, описывающего устанавливаемый документом порядок, процедуру, процесс. Большие объемы текста целесообразно разделять по смыслу на отдельные блоки (разделы, подразделы, пункты), которые нумеруют арабскими цифрами с точкой:

В таких документах используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав подразделения входят").

 

Визы согласования

 Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее согласование оформляется визой. Виза согласования включает наименование должности и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Словарь кадрового делопроизводства. Виза (от франц. visa, от лат. visus - увиденный, просмотренный) - надпись соответствующего должностного лица на каком-либо документе или акте, удостоверяющая его подлинность или придающая ему силу.

 Возможно оформление виз документа на отдельном "Листе согласования". Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

 

Подпись

 В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При оформлении реквизита допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и. о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

 

Отметка об исполнителе

 Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

 Включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

Нумерация страниц

 В документе, содержащем более одного листа, листы нумеруются. Номер листа проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля листа документа, начиная со второго.

 

Идентификатор электронной копии документа

 Это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

Внутреннее согласование

 Внутреннее согласование ЛНА, содержащего нормы трудового права, оформляется визой, которая включает наименование должности и подпись лица, визирующего документ, а также расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном "Листе согласования".