Служебное расследование при нарушении трудовой дисциплины


Статья: Проводим служебное расследование: правила оформления документов (Щетинина А.) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 11) {КонсультантПлюс}

 

Чтобы наложить на работника дисциплинарное взыскание, необходимо доказать, что именно он совершил этот проступок, что взыскание наложено законно и в срок. Доскональное и четкое документальное оформление при неблагоприятном развитии событий и увольнении работника позволит отстоять свою правоту в суде или перед трудовой инспекцией.

 

С чего все начинается

 

 При выявлении нарушения трудовой дисциплины работник, обнаруживший данный факт, обязан оповестить руководство о происшествии. Целесообразно оговориться, что сотрудник должен оповестить сначала своего непосредственного руководителя, а тот, соответственно, начальника работника, предположительно виновного. Именно этот руководитель принимает решение о возбуждении служебного расследования. Для оформления расследования очень важно то, как происходит данное оповещение. Факт нарушения и обстоятельства, при которых произошло обнаружение происшествия, должны быть зафиксированы в служебной записке или в докладной записке сотрудника, оформленной на имя директора компании. Служебная записка может быть в электронном виде, если это позволяют технические средства предприятия, однако чаще служебные записки подаются в бумажном виде.

Далее факт обнаружения должен быть документально зафиксирован. То есть служебная записка должна быть принята к исполнению, проставлен входящий номер и дата принятия. Это очень важный момент в производстве служебного расследования. Именно с фиксации факта проступка начинается период времени, в течение которого административное расследование должно быть завершено и вынесено решение. Трудовой кодекс определяет, что этот период должен быть равен одному месяцу (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Он может быть продлен на время болезни и/или отпуска сотрудника, в отношении которого проводится служебное расследование, но не более чем на 6 месяцев. Однако по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки дисциплинарное взыскание может быть применено не позднее двух лет со дня его совершения. В эти сроки не включается время производства по уголовному делу.


Порядок проведения расследования

 

Для производства служебного расследования должна быть обязательно сформирована комиссия. Обычно комиссия состоит не менее чем из трех человек. Как правило, комиссию возглавляет либо начальник службы безопасности, либо начальник службы персонала. В состав комиссии включаются специалисты службы безопасности, специалисты службы персонала и представители профсоюзной организации. В комиссии не может быть непосредственного руководителя того работника, в отношении которого проводится служебное расследование, и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания. Это необходимое условие для соблюдения объективности и исключения предвзятости в проводимом расследовании.

Трудовой кодекс в определении порядка проведения служебного расследования указывает на определенные требования в самой процедуре (ст. 193 ТК РФ). В этой статье указан перечень фактов, которые подлежат расследованию. Также в Постановлении Пленума ВС РФ N 2 даны уточнения данного перечня: предшествующее поведение работника и его отношение к труду.

Таким образом, в ходе служебного расследования целесообразно получить ответы на следующие вопросы:

- факт нарушения дисциплины труда (когда, где и какими средствами он был совершен);

- кто является виновником нарушения дисциплины труда (ч. 1 ст. 192 ТК РФ);

- какие обстоятельства и причины привели к совершению проступка (ч. 5 ст. 192 ТК РФ);

- какова тяжесть совершенного проступка и последствия нарушения дисциплины труда (ч. 5 ст. 192 ТК РФ);

- наличие или отсутствие обстоятельств, смягчающих и отягчающих ответственность виновного лица;

- каково было предшествующее поведение работника и его отношение к труду.

Первым шагом работы комиссии при проведении служебного расследования является выявление виновного в нарушении трудовой дисциплины и обстоятельства ее нарушения. Далее комиссия должна доказать вину нарушителя, тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

При выявлении лица, допустившего дисциплинарный проступок, комиссия должна затребовать от работника объяснение в письменном виде. Круг лиц, от которых может быть получено объяснение, не ограничен и определяется председателем комиссии. Требование оформляется в виде уведомления. В уведомлении кратко сообщается о факте происшествия, приводятся данные на работника, от которого требуется объяснение, и перечисляются вопросы, на которые он должен ответить. При получении данного уведомления работник обязан расписаться в отметке о получении.

Со дня получения данного уведомления для работника начинается срок, в течение которого он обязан представить свое объяснение. Для этого трудовым законодательством отводится два дня. Если по окончании данного периода объяснение работником не представлено, составляется соответствующий акт. Акт также составляется и подписывается комиссией, но в составе, отличном от состава комиссии, проводящей расследование. Комиссия, оформляющая акт, должна состоять не менее чем из трех человек из разных отделов, кроме того отдела, в котором работает сотрудник, не представивший объяснение. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Объяснение работником составляется в произвольной форме с соблюдением установленных требований делопроизводства. Оформляется оно в виде объяснительной записки на имя работодателя от руки с указанием даты написания, должности, личной подписи, фамилии, инициалов. В объяснительной записке работник должен изложить собственный взгляд на происшедшее событие, пояснить причины совершенного проступка, аргументировать обстоятельства, которые подтверждают какие-либо факты, смягчают или вообще устраняют его вину.

Объяснительная записка является обязательным документом при проведении расследования, но не всегда единственным. К этому документу комиссией могут быть затребованы копии или оригиналы других документов, подтверждающих вину или невиновность работника, либо иллюстрирующих ситуацию, при которой был совершен проступок, либо доказывающих степень вины работника. Что конкретно и в каком количестве необходимо для проведения расследования, решает председатель комиссии. Так, если это опоздание, то, возможно, одной объяснительной от опоздавшего работника будет достаточно. Но если работник допустил ошибку при внесении информации в базу данных, то комиссии необходимо получить документы, подтверждающие, что именно этот работник вносил данную информацию в базу данных. Затем доказать, что эту информацию никто потом не редактировал и что именно эта ошибка привела, например, к неправильному формированию платежного поручения, к вынесению штрафа организации и начислению пени. Здесь уже не обойтись без технических специалистов, имеющих возможность представить либо журнал пользователей, либо уровень доступа к форматированию информации в базе данных. Далее комиссия затребует копии платежного поручения, копии предписания и документ, на основании которого начислялась пеня. Если тот или иной документ приобщить к материалам нет возможности, то о его содержании составляется справка. Для наглядности к материалам могут прилагаться различные схемы, таблицы, фото- и видеоматериалы. Все эти документы нумеруются и подшиваются "в дело", обычно они являются приложениями к итоговому документу расследования.

Резюмируя все вышесказанное, приводим примерный список документов, появляющихся при проведении служебного расследования:

- служебные записки работников об обнаружении факта дисциплинарного проступка;

- документы, содержащие объяснения работника: объяснительная записка либо акт, подтверждающий непредставление работником объяснения;

- объяснения должностных лиц, свидетелей либо протоколы их опросов;

- заключения экспертов, а также показания специальных технических средств;

- акты о ревизии или инвентаризации, если расследование проводится по их результатам либо комиссией была затребована процедура инвентаризации и ревизии;

- жалобы клиентов, если расследование проводится на их основании;

- другие документы по усмотрению комиссии;

- акт о проведении служебного расследования;

- документы о применении к работнику дисциплинарного взыскания: приказ, акт, подтверждающий отказ работника от ознакомления под роспись с приказом.

Итоговым документом работы комиссии является акт о служебном расследовании, который составляется на основании материалов дела (результатов исследований, экспертиз, опросов свидетелей и др.). Акт составляется комиссией в конце расследования, подписывается всеми ее членами. При оформлении этого документа ему присваивается порядковый номер, указывается дата его составления (окончания расследования). Вместе с приложенными к нему всеми документами и материалами, собранными в ходе расследования, акт передается лицу, уполномоченному принимать решения о вынесении взыскания. Как правило, это руководитель предприятия. Акт утверждается директором компании и заверяется печатью.

По содержанию данный документ имеет три составные части: вводную, описательную и резолютивную. Во вводной части указывается факт нарушения дисциплины труда, дата нарушения, период проведения расследования и состав комиссии. В описательной части подробно излагается доказательная база расследования и ответы на вопросы, приведенные выше. В резолютивной части дается резюме: кто конкретно и в чем именно виновен, имеются ли у данного сотрудника аналогичные неснятые взыскания и приводится список приложений к данному акту.

Если в ходе служебного расследования было установлено, что в действиях виновного лица имеются признаки состава преступления, необходимо их назвать и внести предложения руководителю организации рассмотреть вопрос о возбуждении уголовного дела. Акт подписывается всеми членами комиссии.