Компенсация командировочных расходов

Статья: Компенсации командировочных расходов (Семенихин В.В.) ("Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2011, N 13) {КонсультантПлюс}


"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2011, N 13


КОМПЕНСАЦИИ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ


Трудовое законодательство обязывает работодателя, направляющего своего работника в командировку, компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые следует учесть бухгалтеру. В противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.

Напомним, что в соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При этом расчет среднего заработка производится в соответствии со ст. 139 ТК РФ с учетом Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".

Обратите внимание, суммы среднего заработка, начисленного работнику в период командировки, не являются командировочными расходами работодателя - они включаются в состав расходов на оплату труда.

Итак, помимо оплаты труда в период командирования, работодатель обязан возместить своему работнику расходы, связанные со служебной поездкой. Состав возмещаемых командировочных расходов определен нормами ст. 168 ТК РФ, к ним относятся:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Причем, в каком порядке и размере фирма будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам, она решает самостоятельно и закрепляет свое решение либо в коллективном договоре, либо в ином локальном нормативном документе, например в положении о командировках.

Виды и размеры возмещаемых командировочных расходов, закрепленные коллективным договором или положением о командировках, по сути, являются внутренними нормами возмещения командировочных расходов, применяемыми компанией, установленными в соответствии с законодательством РФ.

Отметим, что нормы ст. 168 ТК РФ содержат очень сжатые формулировки командировочных расходов. Вместе с тем с более подробной информацией о возмещаемых командировочных расходах можно ознакомиться в Постановлении N 749.

Так, в п. 12 Постановления N 749 сказано, что расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы включают:

  • расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
  • страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
  • оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Обратите внимание, в аналогичном порядке определяются расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

Имейте в виду, что порядок возмещения расходов по проезду, предусмотренный п. 12 Постановления N 749, применяется как в отношении российских командировок, так и при поездках за границу. Следует отметить, что согласно п. 22 Постановления N 749 при заграничных командировках командированному сотруднику дополнительно возмещаются:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Однако, чтобы иметь возможность компенсировать командированному лицу расходы, осуществленные в служебной поездке, организации необходимо оформить целый ряд первичных документов. Унифицированные формы данных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

Перед поездкой работник организации получает в бухгалтерии денежный аванс, предназначенный для покрытия командировочных расходов, на это указано в п. 10 Постановления N 749.

После возвращения из поездки работник организации обязан отчитаться по командировке, для чего он в течение трех рабочих дней с момента возвращения обязан представить в бухгалтерию фирмы авансовый отчет и отчет о выполнении служебного задания в командировке (форма N Т-10а). Этого требует п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций) и п. 26 Постановления N 749.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету.

Что касается компенсационных выплат работнику, то ТК РФ делит их на две большие категории. К первой категории относятся следующие выплаты:

  • связанные с особыми условиями труда, которые в силу ст. 129 ТК РФ являются элементами оплаты труда работника (включаются в его заработную плату);
  • предусматривающие возмещение работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных, предусмотренных федеральным законом обязанностей. Эти выплаты, в соответствии со ст. 164 ТК РФ, являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Ко второй категории компенсационных выплат относится возмещение работникам командировочных расходов. Эти выплаты не являются элементами оплаты труда работника, при определении налоговой базы по налогу на прибыль они учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичный вывод можно сделать на основании Письма Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87, а также Письма ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@.

Отнесение командировочных расходов в состав компенсационных выплат второй категории оказывает значительное влияние на порядок их бухгалтерского учета и налогообложения.


В.В.Семенихин

Руководитель

"Экспертбюро Семенихина"