Как оформить премию



{Статья: Поощрение работников: как оформить премию (Синицына Ю.Б.) ("Все для бухгалтера", 2011, N 9) {КонсультантПлюс}}


Премия - одна из форм поощрения работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. В соответствии со ст. 191 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) работодатель поощряет работников в следующих формах:

- объявляет благодарность;

- выдает премию;

- награждает ценным подарком;

- награждает почетной грамотой;

- представляет к званию лучшего по профессии.

Кроме того, согласно ч. 2 указанной статьи работодатель имеет право за особые трудовые заслуги представлять работников к государственным наградам. Перечень этот открытый. Работодатель может установить и другие виды поощрений в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка, в уставах или положениях о дисциплине.

В отличие от компенсационных выплат, установленных ст. 129 ТК РФ, поощрительные выплаты не связаны с оплатой труда в определенных условиях и не ограничены законодательно минимальным или максимальным размером. Именно поэтому основания для выплаты премий, порядок начисления и их размеры определяет сам работодатель.

Периоды, в которые выдаются поощрительные выплаты в виде премий, могут быть тоже разные: за месяц, за квартал, за год или за иную продолжительность времени. При недостижении показателей, указанных в положении об оплате труда (о премировании), премия может не начисляться или начисляться в меньшем размере (см. Определение Московского городского суда от 13.07.2010 по делу N 33-16401).

Если работодатель указывает в трудовом договоре размер премии, то дополнительно необходимо сослаться на локальные акты, регулирующие выплаты работникам. Отсутствие этих сведений и доказательств ознакомления работников с данными локальными актами будет означать, что премии являются составной частью заработной платы и должны быть выплачены в обязательном порядке (см. Определения от 15.09.2009 N 12202, от 14.10.2010 N 33-5015/2010).

Положение о премировании. Для того чтобы правильно оформить премию, в первую очередь необходимо иметь положение о премировании. Минфин России в своем Письме от 22.09.2010 N 03-03-06/1/606 указывает, что "...расходы по выплате премий работникам могут быть учтены для целей налогообложения прибыли на основании положения о премировании работников при условии, что в трудовых договорах, заключенных с работниками, дается отсылка на это положение и данные выплаты соответствуют положениям п. 1 ст. 252 НК РФ".

Кроме того, смысл данного положения состоит в том, чтобы документально зафиксировать на локальном уровне (в конкретной организации) круг работников, которым могут выплачиваться премии, а также условия, на которых эти премии выплачиваются, и в каких размерах. Все это нужно описать более подробно, в частности рекомендуется указать основания, при которых работники лишаются премии, и порядок этой процедуры (от кого исходит инициатива, каким документом она должна оформляться и в какие сроки, кто принимает окончательное решение и т.д.).

Общая структура положения о премировании. Она проста и незамысловата. Однако необходимо рассмотреть, какие сведения должны содержаться в каждом из разделов положения.

Общие положения. Здесь указываются цели премирования, например повышение эффективности работы путем материальной заинтересованности в достижении максимального результата. Также целесообразно указать круг работников, на которых распространяется данный документ.

Виды премий и источники выплаты. Здесь указываются премии, предусмотренные положением о премировании, и основания их выплаты для каждой категории работников. Возможны разные интерпретации премий, например:

- премия за высокие производственные показатели (с описанием, что необходимо понимать под такими премиями);

- премия по итогам работы (например, за определенный период, за выполнение дополнительного объема работ, за разработку и внедрение различных мероприятий и т.д.);

- премии за стаж непрерывной работы в компании (такие премии могут вручаться в том числе к юбилейным датам) и за многолетний труд в связи с выходом на пенсию.

Формулировки по возможности должны быть четкие, чтобы избежать расплывчатости и неясности при определении оснований для выплаты премий.

В этом же разделе целесообразно указать категории работников, для которых предназначаются те или иные премии, сроки выплаты (по итогам работы за месяц, за квартал или за год), периодичность выплат (текущие или единовременные).

Обязательно следует включить пункт о налогообложении премий (то, например, что они включаются предприятием в расчет среднего заработка или выплачиваются за счет прибыли предприятия, оставшейся после налогообложения, и в расчет среднего заработка не включаются).

Размеры премий. Могут устанавливаться в виде фиксированной суммы или в виде процента от какого-либо показателя. Для обоснования начисления премий целесообразно сформулировать показатели, на основании которых они будут исчисляться.

Показатели могут быть количественными и качественными.

Количественные показатели заключаются в проценте выполнения заданий, норм выработки, соблюдении и сокращении сроков выполнения работ и т.д.

Качественные показатели определяют улучшение качества выполнения работ, экономию сырья по сравнению с установленными нормативами, материалов, топлива, энергии и т.д.

Показатели могут быть связаны также с получением прибыли, выполнением договорных обязательств, ростом объемов производства. Конкретные показатели должны быть четко перечислены и разделены по категориям работников, подразделениям организации.

Порядок утверждения, начисления и выплаты премий. В данном разделе указывается, на основании каких документов производится премирование работников; при каких условиях начисляются премии; размер премий определенным категориям работников (например, работникам, проработавшим неполное количество рабочих дней в месяце в связи с призывом на службу (военные сборы) в Вооруженные силы РФ, поступлением в учебное заведение, выходом на пенсию, увольнением по сокращению штата и другим уважительным причинам; работникам, вновь поступившим на работу).

Здесь же можно указать те основания, по которым работникам частично или полностью премия не выплачивается, и какие документы при этом должны быть составлены. В заключение необходимо определить время выдачи премии (в день выдачи зарплаты или по факту выполнения работы).

Заключительные положения. Здесь следует описать порядок вступления в силу положения о премировании и срок его действия, а также указать, на кого возлагается контроль за исполнением локального нормативного акта.

Положение о премировании утверждается приказом по организации, и каждый сотрудник должен быть ознакомлен под роспись с этим локальным документом на листе ознакомления, приложенном к положению.

Если положение о премировании составлено грамотно, это поможет избежать возможных претензий налоговых органов по вопросу включения премий в состав расходов на оплату труда при исчислении налога на прибыль и споров с Фондом социального страхования по вопросу расчета пособий по временной нетрудоспособности.

Кроме того, если в организации разработано и применяется положение о премировании, то в трудовом договоре можно не описывать систему премирования, а вместо этого просто сделать ссылку на действующее положение.

Приказ о выплате премии. Премии оформляются приказом, в котором необходимо четко указать, за какие конкретно успехи в труде поощряется работник и какой вид поощрения получает. При этом согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек на основании приказа в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами;

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда работодателя или производимых регулярно, в трудовые книжки не вносятся, но в личную карточку сведения о поощрениях занести необходимо.

Приказ может распространяться как на одного работника, так и на нескольких членов коллектива. Но в любом случае в нем необходимо указать норму положения о премировании, на основании которой назначается премия, указать размер и порядок выплаты. С приказом сотрудники должны ознакомиться под роспись.

Приказ оформляется по унифицированной форме N Т-11 или N Т-11а. Как указано в Письме Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/1/288, основанием для отнесения премии к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, по нашему мнению, могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, установленные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Формы N N Т-11 и Т-11а используются для оформления и учета поощрений сотрудников за успехи в работе, составляются на основании приказа руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляются работнику(ам) под расписку. При этом запись о поощрении премией вносится в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Однако если речь идет о выдаче работникам премий, предусмотренных системой оплаты труда предприятия (положением о премировании работников и трудовыми договорами), то издание приказов по унифицированным формам N N Т-11 и Т-11а не является обязательным.