Расходы на ГСМ 

 Статья: Наличие приказа об утверждении норм расхода ГСМ по автопарку защитит компанию от налоговых претензий (Шестакова Е.В.) ("Российский налоговый курьер", 2013, N 7) {КонсультантПлюс}

 

На протяжении долгого времени остается спорным вопрос: в каких пределах компания вправе учитывать в расходах стоимость приобретаемого для автомобилей топлива и нужно ли нормировать такие расходы? Безопаснее закрепить нормы списания ГСМ во внутреннем приказе компании.

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на топливо и горюче-смазочные материалы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Кроме того, расходы на приобретение горючего компания вправе учесть в составе материальных расходов на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ (Письмо Минфина России от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67).

При этом ни одна из указанных норм НК РФ не требует нормировать расходы на топливо при исчислении налога на прибыль.

В Письмах от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67, от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57 и от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6 финансовое ведомство добавляет, что такие расходы признаются только в пределах норм, указанных в Методических рекомендациях "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации). Разработку и утверждение собственных норм топлива и ГСМ Минфин России одобряет только в отношении тех транспортных средств, для которых Методические рекомендации не устанавливали нормативов.

Однако в 2013 г. в Письме от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12 Минфин России изменил свою позицию, сменив "обязаны" на "вправе". Одновременно чиновники указали, что Налоговый кодекс не предусматривает нормирования указанных расходов.

В связи с неоднозначными разъяснениями чиновников компания может себя обезопасить от претензий проверяющих, утвердив приказ о применении норм топлив и ГСМ, применяемых в целях налогообложения (см. образец ниже).

1. В документе важно указать, с какого момента действуют его положения. Учитывая тот факт, что нормы списания топлива могут относиться к разным временным периодам (летнему или зимнему сезону), в приказе целесообразно указать момент, с которого утвержденные нормы будут иметь силу в целях налогообложения. В случае изменения норм компания может составить новый приказ с актуальной датой. К примеру, в связи с модернизацией транспортного средства у компании может появиться необходимость увеличить нормы расхода топлива.

2. В приказе целесообразно отразить позицию компании о том, руководствуется она утвержденными Нормами Минтранса или применяет самостоятельно разработанные нормативы. Безусловно, более безопасным вариантом для налогоплательщика является установление норм в соответствии с Методическими рекомендациями. Другой вариант - разработать собственные нормативы. Но здесь есть риски.

В частности, Минфин России в Письме от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12 указал, что компания именно вправе использовать нормы, установленные в Методических рекомендациях. Отсюда можно сделать вывод, что обязанности для компании делать это не установлено.

ФАС Московского округа в Постановлении от 25.10.2012 N А40-13623/12-75-66 также признал правоту компании, которая утвердила приказом собственные нормы.

В другом деле суд этого же округа указал, что нормирование расходов на приобретение ГСМ налоговым законодательством вовсе не предусмотрено, а утвержденные Минтрансом Нормы не обязательны, так как носят рекомендательный характер (Постановление ФАС Московского округа от 25.09.2007, 28.09.2007 N КА-А41/9866-07).

ФАС Уральского округа в Постановлении от 20.02.2008 N А60-8917/07 указал, что применение Норм расхода ГСМ, утвержденных Минтрансом России, является ошибочным, поскольку эти Нормы установлены в качестве основы в целях планирования поставки и контроля расхода топлива и масел. Такие Нормы не предназначены для регулирования налоговых отношений. Аналогичные выводы содержатся в Постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.08.2011 N 15АП-5336/2011.

Вместе с тем, каким бы ни было решение компании - применять Нормы, установленные Минтрансом, или же самостоятельно разработать исходя из технических документов, целесообразнее в приказе сделать ссылку на документы, на основании которых ведется учет.

3. Компания может установить бессрочный период действия норм, однако безопаснее периодически пересматривать установленные нормативы топлива и ГСМ. На практике организации указывают как определенный срок действия норм, например календарный год, так и устанавливают бессрочный срок. Каких-либо требований законодательством не установлено.

Отсутствие процедуры пересмотра утвержденных норм может стать причиной ошибок в учете. Ведь на практике может возникнуть ситуация, при которой компания использует автомобили только в зимний период или исключительно летом или же меняет местность их эксплуатации, соответственно, изменяются и надбавки к нормам расхода топлива.

4. В приказ вносится подробная информация об автомобилях, в том числе марка автомобиля и его государственный регистрационный знак. Данный реквизит упрощает работу как бухгалтеру компании, так и проверяющим. Подробная информация позволит без ошибок сопоставить норму по конкретному транспортному средству и списанные по нему затраты на топливо и ГСМ в целях налогообложения.

5. Подробный расчет норм топлива в документе особенно важен в отношении тех транспортных средств, для которых Минтранс не предусмотрел нормативы расхода. Это касается автомобилей, которые уже давно не выпускаются, или, напротив, новых моделей, уникальных автомобилей, по которым нормы не установлены.

По мнению Минфина России, установить нормы по таким автомобилям компания может исходя из технической документации или информации, предоставляемой изготовителем автомобиля (Письмо от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6). Аналогичное мнение финансовое ведомство высказало в отношении автомобиля марки ВАЗ-217030 (Письмо от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61).

Практика показывает, что компаниям, которые списывали топливо без указания источников, на основании которых рассчитывались нормативы расхода топлива по таким автомобилям, пришлось отстаивать свое мнение в суде. Некоторые суды поддерживали налогоплательщиков (например, Постановления ФАС Московского от 25.09.2007, 28.09.2007 N КА-А41/9866-07 и Центрального от 04.04.2008 N А09-3658/07-29 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 14.08.2008 N 9586/08) округов).

Таким образом, в случае возникновения судебного спора важно, чтобы фактический расход топлива был документально подтвержден и обоснован. В Постановлении от 16.09.2010 N Ф09-7311/10-С2 ФАС Уральского округа согласился с компанией только потому что представленные документы в совокупности подтверждали реальный размер расходов на ГСМ.

6. В каждом регионе России в целях применения надбавки к нормам топлива установлен свой зимний период. В Приложении 2 к Методическим рекомендациям установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону с указанием, в каком регионе какие месяцы считаются зимними. Например, для Москвы зимнее время - это период с 1 ноября по 31 марта 2013 г. В эти месяцы компания вправе применять зимние надбавки к нормам расхода топлива в размере 10%. Для регионов, расположенных в различных климатических зонах, но относящихся к одному федеральному округу, дополнительная дифференциация не проводится.

Таким образом, поскольку не установлен единый зимний период для всех регионов, отражение такой информации в локальном акте исключит путаницу и ошибки в учете, а также избавит от претензий налоговиков.

7. Указание в документе лица, ответственного за использование утвержденных норм расхода топлива, снизит риск возникновения финансовых потерь. Назначение лица по учету топлива и ГСМ с налоговой точки зрения обеспечит достоверное и полное отражение приобретенного ГСМ и его использования. В случае проверки такое лицо сможет предоставить налоговикам подробную информацию о расчете норм топлива и его фактическом расходе, а также разъяснить какие-либо нюансы.