Замена личной подписи работника электронной подписью в кадровых документах


{Вопрос: ...Правомерно ли подписание электронной подписью документов, связанных с возникновением, реализацией, изменением или прекращением трудовых отношений, иных первичных документов по учету труда и его оплаты, в том числе по учету кадров, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и служебного задания? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2013) {КонсультантПлюс}}


Ответ: Считаем необходимым наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях всех первичных документов по учету труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит "подпись работника", в отношении всех работников, на которых распространяется действие ТК РФ (кроме дистанционных); при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных ТК РФ (для дистанционных работников - в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ); в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

 

Обоснование: Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Федеральным законом от 05.04.2013 N 60-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (начало действия - 19 апреля 2013 г.) редакция ст. 1 Федерального закона N 63-ФЗ дополнена нормой, в соответствии с которой этот Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) предусматривает во всех случаях составление документов исключительно на бумажном носителе, кроме случаев, установленных новой гл. 49.1 "Особенности регулирования труда дистанционных работников", введенной Федеральным законом от 05.04.2013 N 60-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации". Указанной главой предусматривается, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе, на которых распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных данной главой.

При этом в соответствии со ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

Действие главы распространяется только на дистанционных работников. В этой связи работодатель обязан подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью документы, связанные с возникновением, реализацией, изменением или прекращением трудовых отношений, иные первичные документы по учету труда и его оплаты, в том числе по учету кадров, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание только с дистанционными работниками. Взаимодействие между такими работниками и работодателем происходит путем обмена электронными документами в порядке, предусмотренном гл. 49.1 ТК РФ.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ), в соответствии с п. 5 ст. 9 которого первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Одновременно в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного документа, составленного в виде электронного документа (п. 6 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ). Соответственно, такой документ содержит личную подпись должностного лица.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, утверждает формы первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ) с учетом обязательных реквизитов, указанных в п. 2 ст. 9 данного Федерального закона.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Учитывая, что ТК РФ и Федеральный закон N 402-ФЗ - нормативные правовые акты одного уровня, считаем необходимым наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях всех первичных документов по учету труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит "подпись работника", в отношении всех работников, на которых распространяется действие ТК РФ (кроме дистанционных); при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных ТК РФ (для дистанционных работников - в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ); в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Мнение Минтруда России по рассмотренным вопросам не является разъяснением и нормативным правовым актом.