Ведение личной карточки в электронной форме


Статья: Личная карточка работника (Ульянов В.) ("Практический бухгалтерский учет", 2013, N 11) {КонсультантПлюс}


Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 1) не содержат рекомендаций, в каком виде необходимо вести этот документ - электронном или бумажном. Поэтому возможны оба варианта. Но учитывая, что с некоторыми записями сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, ответственный за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления своей подписью, использование карточки на бумажном носителе как минимум желательно.

Если программное обеспечение, используемое работодателем для кадрового учета, предусматривает ведение личных карточек в электронной форме, то для соблюдения требования об ознакомлении работника с информацией, содержащейся в его личной карточке, можно порекомендовать следующее.

На этапе первичного заполнения личной карточки следует распечатать разд. I, II полностью, III же - в количестве строк, необходимом для отражения приема на работу, и представить их работнику для ознакомления и заверения его личной подписью. Выводимые листы должны содержать информацию о местонахождении машиночитаемого документа или идентификатор файла в электронном виде (эта информация может оформляться в виде отметки или колонтитула, проставляемых в верхней или нижней части страницы документа и содержащих наименование файла на машинном носителе, дату, другие поисковые данные). Подписанные работником листы помещаются на хранение в личном его деле либо в папку хранения личных карточек работников, если указанные дела на работников работодателем не формируются.

По мере внесения новых сведений в разд. III личной карточки (о переводе на другую работу) печатаются заполненные строки из таблицы этого раздела. При этом на каждом листе приводятся данные, позволяющие провести идентификацию дополнения к личной карточке, а именно выраженную в табличной форме на первой странице личной карточки информацию от кодов по ОКУД до отчества работника включительно. На каждом листе также должен быть идентификатор электронной версии. Распечатанные и заверенные подписями сотрудника кадровой службы и работника листы помещаются в файл (конверт, папку) с первыми листами личной карточки.

Возможен вариант и с полным выводом на печать разд. III карточки и его хранением. По мере внесения соответствующих сведений в электронную версию данный раздел заполняется вручную и представляется на подпись работнику.

Вполне возможно, что работник откажется расписаться в личной карточке об ознакомлении. Ни в Указаниях по заполнению личной карточки, ни в иных нормативных правовых актах не существует правил оформления такого отказа. В этой ситуации напрашиваются следующие действия:

- внесение в личную карточку отметки о том, что работник отказался от проставления подписи, и

- составление акта об отказе работника от проставления подписи.

Форма такого акта не установлена, следовательно, он может быть оформлен в произвольном виде.