В отпуск уходят директор или главный бухгалтер

Статья: В отпуск уходят директор и главный бухгалтер (Синицына Ю.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 6) {КонсультантПлюс}

Руководитель и главный бухгалтер - такие же полноправные работники организации, как и все. На них в полной мере распространяются нормы трудового законодательства. Они имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). А это значит, что каждый год они могут уходить в отпуск как минимум два раза по две недели. Однако они сосредотачивают в своих руках основные полномочия, которые невозможно передать другому лицу без оформления соответствующих документов. Руководитель организации, являясь ее единоличным исполнительным органом, имеет право действовать без доверенности от имени юридического лица и несет всю полноту ответственности за деятельность компании.

Руководитель организации, за исключением кредитной, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо организации либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Таковы требования п. 3 ст. 7 Федерального закона от 09.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), вступившего в силу с 01.01.2013. При этом руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера, а руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

Если у руководителя и главного бухгалтера есть заместители, это упрощает ситуацию. Обязанности по замещению этих работников должны быть прописаны у заместителей в их трудовых договорах.

Если же заместители отсутствуют, то трудовое законодательство предполагает несколько вариантов замещения отсутствующих сотрудников:

  • выполнение работы другим сотрудником в порядке совмещения должностей;
  • выполнение работы другим сотрудником на основе срочного трудового договора или трудового договора по совместительству;
  • временный перевод сотрудника на работу руководителем или главным бухгалтером.

Совмещение

Работнику с его письменного согласия для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, может быть поручено выполнение в течение рабочего дня дополнительной работы по такой же или другой профессии (должности) за дополнительную плату. Срок, содержание и объем дополнительной работы устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (ст. 60.2 ТК РФ). Размер доплаты такому сотруднику устанавливается по соглашению с работодателем с учетом содержания и объема работы (ст. 151 ТК РФ).

Таким образом, и полномочия руководителя, и полномочия бухгалтера можно передать другому сотруднику в порядке совмещения должностей.

Для этого необходимо получить письменное согласие работника, подписав дополнительное соглашение к трудовому договору (поскольку совмещение происходит в рамках одного трудового договора), и издать приказ о совмещении должностей.

Срочный трудовой договор

На время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы, можно заключить срочный трудовой договор, взяв на работу человека со стороны или оформив внутреннее совместительство с работником организации (ст. 59 ТК РФ). Срочный трудовой договор заключается на срок не более 5 лет, если иное не установлено законодательством (ст. 58 ТК РФ).

Если руководитель или главный бухгалтер уходят в отпуск на 2 - 3 недели, то этот вариант скорее осложнит процедуру передачи полномочий, поскольку подразумевает под собой соблюдение всех этапов оформления приема на работу и увольнения: подписание трудового договора, оформление приказа о приеме на работу, о прекращении трудового договора, заполнение трудовой книжки.

Оформить срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника можно, если руководитель или главный бухгалтер уходят в отпуск на длительный срок, например в отпуск по уходу за ребенком.

Временный перевод на другую работу

По соглашению сторон трудового договора для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, другого работника можно временно перевести на его работу.

Работника, которому будет предложен временный перевод, необходимо уведомить о необходимости перевода. Его согласие оформляется подписанием дополнительного соглашения к трудовому договору. В соглашении также необходимо будет прописать оплату работы, которая будет выполняться. Затем издается приказ по унифицированной форме N Т-5 или N Т-5а. Поскольку в трудовую книжку вносятся только сведения о переводе на другую постоянную работу, то вносить запись в трудовую книжку не нужно (п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ред. от 25.03.2013).

Переводя сотрудника временно на другую работу, необходимо учитывать, что кто-то должен будет выполнять и его обязанности. Временный перевод на другую работу не подразумевает совмещения обязанностей разных должностей.

Руководитель выдает доверенность

Передачу всех или части полномочий руководителя можно и нужно осуществить, дополнительно оформив доверенность на определенное лицо. Например, Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ред. от 29.12.2012, далее - Закон об ООО) предусмотрено, что единоличный орган общества выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (п. 2 ст. 40 Закона об ООО). Сделка, совершенная на основании доверенности, будет непосредственно создавать, изменять и прекращать гражданские права и обязанности общества, которое будет представлять поверенный (п. 1 ст. 182 ГК РФ). Доверенность составляется от имени общества в лице руководителя за подписью последнего и с приложением печати организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Она предусматривает определенный перечень полномочий поверенному (например, заключение договоров, представление интересов в органах государственной власти, право на подписание определенных доверенностью документов).

При этом если исполняющий обязанности руководителя заключит сделку, не имея на руках доверенности, то на основании п. 1 ст. 183 ГК РФ данная сделка будет действительна при последующем одобрении представляемым лицом.

Если доверенность исполняющему обязанности руководителя выдается также на совершение сделок, требующих нотариальной формы, то и сама доверенность должна быть нотариально удостоверена (п. 2 ст. 185 ГК РФ).

При этом важно понимать, что, передав все или часть своих полномочий по доверенности определенному работнику, руководитель остается руководителем - лицом, имеющим правом действовать без доверенности от имени юридического лица. Сведения о представителе не вносятся в ЕГРЮЛ, поскольку он не избирается на должность руководителя учредителями в установленном порядке, а полномочия ему передаются на основании приказа и доверенности, а руководитель, в свою очередь, имеет право и во время своего отпуска продолжать подписывать документы. Последнее следует из судебной практики.

Сотрудник, который будет выполнять обязанности руководителя или главного бухгалтера, должен будет и подписывать за них документы. В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

С нашей точки зрения, можно сделать также ссылку на приказ, которым на сотрудника возложены обязанности по выполнению работы руководителя или главного бухгалтера.

Бывает, суды исходят из того, что доверенность для передачи полномочий руководителя вообще не нужно составлять, если руководитель на период ухода в отпуск издал приказ о назначении исполняющего обязанности (Постановление ФАС Уральского округа от 19.05.2008 N Ф09-2294/08-С5) - приказ признается достаточным основанием для передачи временно исполняющему обязанности полномочий единоличного исполнительного органа.

Однако такая точка зрения не у всех судов. Например, в Постановлении ФАС Московского округа от 11.07.2001 N КГ-А40/3573-01 суд указал на то обстоятельство, что для того чтобы сделать вывод о соблюдении законного порядка возложения обязанностей руководителя, необходимо исследовать устав общества. То есть в уставе должны быть прописаны соответствующие условия для того, чтобы исполняющий обязанности руководителя мог действовать без доверенности от имени общества. Если такие условия в уставе отсутствуют, то исполняющий обязанности руководителя без доверенности от имени общества действовать не может.

Поскольку ответ на этот вопрос является спорным, рекомендуем во избежание споров с контрагентами, неприятных ситуаций и излишних переживаний на момент отсутствия руководителя оформить надлежащим образом и приказ о возложении полномочий, и доверенность на совершение сделок, а также внести в устав организации соответствующие нормы о порядке временного возложения полномочий руководителя в период его отсутствия на другое лицо.