"Руководитель строительной организации", 2011, N 6

 

Статья: Техника проведения совещаний (Заречный В.Г.) ("Руководитель строительной организации", 2011, N 6) {КонсультантПлюс}

 

Деловые совещания - это способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на совещаниях, обычно эффективнее принятых узким кругом управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по малозначимому поводу, наносят большой вред, так как "сжигают" дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

 

Подготовка к совещанию

 

Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику, с заранее указанными датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня. Внеплановые совещания советуем проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.

Независимо от плановости проведения совещания следует заранее ознакомить всех участников с его целями, задачами, а также с перечнем выносимых на рассмотрение вопросов и списком выступающих. Игнорирование данного правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.

Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски предстоящей речи, необходимо помнить, что при нормальном ее темпе за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. С большой осторожностью нужно использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.

От выступающего требуется излагать суть дела по памяти или с частичной опорой на текст, а не читать полностью.


Речь руководителя

 

Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательные условия любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударениями ("договор", "эксперт", "одновременно", "созвонимся", "валовой" и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторам. Например, "форсировать строительство ускоренными темпами" - выражение неграмотное. Ведь "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами". Необходимо также помнить, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание выступающего брать на себя ответственность, думать самостоятельно. Поэтому вместо "представляется целесообразным" лучше сказать "я считаю целесообразным", вместо "думается, что" - "я думаю, что".

 

Примечание. Если отношения между людьми нарушены, даже самые верные аргументы не позволяют убедить собеседника. Что бы ни говорил нелюбимый руководитель, его слова воспринимаются подчиненными с неодобрением.

 

Решающее значение при проведении делового совещания имеет также тон разговора. Специалисты отмечают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональность оратора передается слушателям. Так, психолог П. Вацлавек установил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть "моделью айсберга". Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за "большую льдину" (100%), то "часть над водой" (10 - 20%) занимает предметная область, а "в воде" (80 - 90%) находится область отношений между руководителем и сотрудниками.

Проанализировав неэффективно проведенные деловые беседы, совещания, переговоры, психологи в качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие:

- использование обидных, некорректных слов, различных колкостей;

- попытки интерпретировать слова другого человека (например: "Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать");

- использование различного рода метафор (например: "Ты краснеешь, как помидор", а в ответ: "А ты ни с чем лучшим не мог меня сравнить");

- использование слов "всегда", "никогда" вместо изложения конкретных претензий;

- приписывание другому не высказанных им мыслей (например: "Ты думаешь...");

- использование прямых указаний.

 

Искусство слышать подчиненных

 

Следующий аспект, без которого невозможно быть хорошим руководителем, - это искусство слушать. Психологи определяют слушание как важнейшее средство общения. В деловых кругах и организациях часто допускаются ошибки и промахи, причины которых заключаются в неумении слушать рекомендации, предложения, указания. Непонимание намерений и желаний собеседника влечет потерю времени, повышает эмоциональную напряженность, осложняет дальнейшее развитие деловых отношений.

Существует ряд условий, которые должен соблюдать слушатель. Во-первых, не следует отвлекаться на посторонние мысли. Так как скорость мышления примерно в четыре раза выше скорости речи, необходимо четко использовать "свободное время" на критический анализ и выводы из услышанного. Во-вторых, нельзя обдумывать следующий вопрос, а тем более приводить контраргументы, прерывая собеседника. Это одна из наиболее часто встречающихся ошибок, которая нередко очень дорого обходится слушателям. В-третьих, надо концентрироваться на сущности предмета, а не на второстепенных деталях. Особенно сложно следить за выступлением из-за путаницы в терминах и понятиях, бессистемности изложения и большого количества второстепенных и маловажных фактов.

На первый взгляд, в исправлении указанных недочетов нет ничего сложного. Однако существует ряд ошибок, которые встречаются в процессе слушания и у профессионалов в проведении совещаний. Одна из наиболее частых - дегрессия (удаление от предмета разговора). Эта ошибка обычно свойственна интеллектуальным слушателям, использующим превышение скорости мышления над скоростью речи для собственных размышлений. В результате таких размышлений человек полностью теряет нить изложения. Нередко встречается и другая ошибка - заострение внимания на "чистых" фактах. Типичной также является ошибка запоминания длинного ряда указаний. Психологические тесты показывают, что даже самые тренированные люди с высоким уровнем развития внимания могут точно запомнить не более пяти пунктов. Все остальные указания перемешиваются. Поэтому с психологической точки зрения рекомендуется при любом перечислении ориентироваться только на наиболее существенные моменты. Однако, даже если поставить перед собой цель "улавливать" только суть, в процессе слушания можно столкнуться с так называемыми критическими словами, которые особенно сильно действуют на психику, выводят из состояния равновесия. Для многих это слова "рост цен", "банкротство", "повышение зарплаты". Слова такого типа могут вызвать у человека возмущение, неосознанное желание протестовать и скандалить. Он уже не следит за тем, что говорят в этот момент другие. Эта избыточная чувствительность снизится только в том случае, если человек путем самоконтроля выявит свои "критические" слова.

Следует отметить: многие люди с большим нетерпением ожидают паузы в разговоре, чтобы вставить слово. Каждый руководитель должен помнить: если он не дает участнику совещания высказаться, то у последнего создается впечатление, что его лишили права голоса. Отговорка о нехватке времени до конца выслушать сотрудников может обернуться против руководителя. Сэкономленные на молчании участников совещания 10 - 15 минут позднее могут вынудить провести еще две-три беседы по тому же вопросу из-за ошибок, недоверия или несогласия.

Нередко у людей в процессе проведения совещания, переговоров или беседы возникают сложности с постановкой вопросов и поддержанием разговора в нужном русле. Приведем различные типы вопросительных предложений.

Так, закрытыми называются вопросы, ответ на которые подразумевает только "да" или "нет". Обычно они используются в случае необходимости получения четкой и точной информации, ориентированы на принятие решения, установление фактической основы проблемы и реальных возможностей, достижение согласия.

К открытым относятся такие вопросы, как "кто?", "что?", "как?", "сколько?", "почему?" и т.д. Они служат для преодоления замкнутости человека, побуждения к высказыванию новых идей и предложений, для стимуляции монолога.

Следующий тип вопросов - риторические. Например: "Могу я считать приведенные вами факты случайными или это закономерное явление?". Они служат для указания на нерешенную проблему, а также для сосредоточения внимания на нужном аспекте.

Для выявления уязвимых пунктов в позиции собеседника, а также удержания хода беседы в жестких рамках уже достигнутых результатов переговоров служат переломные вопросы. Например: "Как вы считаете, не находимся ли мы с вами на ложном пути? Может быть, нам более тщательно обдумать вариант использования..." и т.д.

Достаточно часто в ходе совещаний используются аналитические вопросы типа: "Правильно ли я понял ваше предложение?". Они эффективны для создания атмосферы взаимопонимания и достижения промежуточного результата.

При многовариантности постановки вопросов на каждой фазе деловой беседы уместны определенные их виды. Так, вхождение в предмет переговоров требует закрытых вопросов, а сбор факторов для уточнения позиции партнера нужно осуществлять посредством открытых. При закреплении и проверке принятого решения лучше ориентироваться на риторические и аналитические вопросы, а при появлении новых аспектов обсуждения и направления беседы рекомендуется задавать переломные вопросы.

 

Не только слова

 

Одной из основных функций ведущего совещание, оратора или просто выступающего является наблюдение за реакцией слушающих. Необходимо внимательно отслеживать мимику и жесты, преобладающие в аудитории.

Так, исследования, проведенные американцами М. Ниренбергом и П.Г. Калеро по изучению жеста соединения, сцепления пальцев обеих рук, показали, что он обозначает разочарование или желание скрыть свое отрицательное отношение к предмету разговора или человеку. Потирая ладони, человек невербально показывает ожидание положительного результата. Раскрытие рук, поворачивание открытых ладоней в сторону слушающих свидетельствует об искренности выступающего. Психологи утверждают, что, наблюдая за положением ладоней человека, можно судить о его честности в конкретный момент беседы. Если же человек теряет интерес, но из вежливости хочет выглядеть заинтересованным, то он подпирает голову рукой, опускает ее на основание ладони. Настоящий интерес проявляется, когда рука находится под щекой, но не служит опорой для головы. Подробная трактовка различных жестов приводится в специальной литературе.

Таким образом, очевидно, что совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей строительных организаций "поворачиваться лицом" к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.

 

В.Г.Заречный

Эксперт журнала

"Руководитель

строительной организации"